Triển khai phần mềm cần làm gì? – Vai trò các bên tham gia cùng cách thức triển khai để thành công

Triển khai ERP cần làm gì? Vai trò của các bên tham gia cùng cách thức triển khai như thế nào luôn là vấn đề lớn đối với các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để xác định khi triển khai ERP cần làm gì? Chủ doanh nghiệp cần nắm rõ các vấn đề dưới đây:
 

1. Xác định vai trò của các bên tham gia khi triển khai ERP

Trước khi triển khai ERP, cả hai bên khách hàng và nhà triển khai cần thống nhất lập ra ban quản lý dự án bao gồm lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp như phó giám đốc và nhân sự phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng ban. Ban quản lý này sẽ có nhiệm vụ thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP, đưa ra các đề xuất cho hệ thống với các mục tiêu cụ thể kèm theo thời gian hoàn thành.

      Tiếp theo, cần có các nhân sự khi triển khai ERP như dưới đây. Cụ thể:

      * Về phía khách hàng: Cần một quản lý dự án triển khai ERP. Người này sẽ báo cáo trực tiếp cho ban quản lý và là người chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án.
      * Yêu cầu với người quản lý: Đây là cán bộ có hiểu biết về quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp cho tổ dự án khi cần thiết.
        Nhiệm vụ của người này là thiết lập các trao đổi, điều động nguồn lực ngân sách dự án, theo dõi tiến độ triển khai ERP.

    * Về phía nhà triển khai:

        Bên triển khai ERP cần người giữ vai trò tư vấn chính, phụ trách triển khai dự án, và các nhà tư vấn khác: tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật.
        Nhiệm vụ của tư vấn triển khai ERP là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua người quản lý dự án (phía khách hàng). Trong quá trình triển khai ERP, người tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật, đảm bảo các mục tiêu được doanh nghiệp đề ra.
        – Người tư vấn quản lý rất cần thiết trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý sẽ giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp.
        – Người tư vấn hệ thống là chuyên gia về phần mềm ERP sẽ triển khai cho khách hàng. Người tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng.

Xem thêm: 

5 điều phải chú ý khi lựa chọn đơn vị triển khai ERP

       – Tư vấn kỹ thuật với trách nhiệm của tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của doanh nghiệp, đưa ra các đề xuất giúp doanh nghiệp cải tạo cơ sở hạ tầng (phần cứng, cấu trúc mạng nội bộ,…) để hệ thống mới có thể chạy được.
          Nhiệm vụ của tư vấn kỹ thuật là giải quyết các vấn đề chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống, cài đặt phần mềm và đảm bảo cho các bộ phận cấu thành như cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng,… của hệ thống mới hoạt động nhịp nhàng.

        * Người dùng thử nghiệm: Là những người dùng chính được các phòng, ban phía khách hàng chọn ra làm việc với nhà triển khai.
          Người dùng này sẽ theo sát các tư vấn trien khai ERP trong suốt thời gian triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào.
          Người này sẽ dùng thử nghiệm hệ thống trước khi mở rộng triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp. Đây là người được nhà triển khai ERP đào tạo sâu về sử dụng hệ thống. Sau khi kết thúc quá trình triển khai hệ thống, người dùng này sẽ là người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. Việc chỉ định người dùng cần cân nhắc các yếu tố như chọn người có năng lực, %  thời gian họ dành cho dự án.  

         * Phụ trách chất lượng:
           Người quản lý chất lượng thường là người có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai. Vai trò chính của người này là đảm bảo khách hàng hài lòng với việc triển khai của dự án.

➡ ️ Triển khai Odoo ERP : Giai đoạn sẵn sàng chuẩn bị quyết định hành động thành công xuất sắcTư vấn mạng lưới hệ thống là người thực thi phần nhiều việc làm trong quy trình triển khai mạng lưới hệ thống. Đối tác chính của tư vấn quản trị là trưởng những bộ phận nhiệm vụ và những người dùng thử nghiệm. – Tư vấn kỹ thuật với nghĩa vụ và trách nhiệm của tư vấn kỹ thuật là khảo sát hạ tầng về CNTT của doanh nghiệp, đưa ra những yêu cầu giúp doanh nghiệp tái tạo hạ tầng ( phần cứng, cấu trúc mạng nội bộ, … ) để mạng lưới hệ thống mới hoàn toàn có thể chạy được. Nhiệm vụ của tư vấn kỹ thuật là xử lý những yếu tố quy đổi tài liệu, kiểm soát và điều chỉnh mã nguồn của mạng lưới hệ thống, những yếu tố với hệ điều hành quản lý, tích hợp mạng lưới hệ thống, thiết lập ứng dụng và bảo vệ cho những bộ phận cấu thành như cơ sở tài liệu, giao diện người dùng, … của mạng lưới hệ thống mới hoạt động giải trí uyển chuyển. * Người dùng thử nghiệm : Là những người dùng chính được những phòng, ban phía người mua chọn ra thao tác với nhà triển khai. Người dùng này sẽ theo sát những tư vấn trien khai ERP trong suốt thời hạn triển khai tại bộ phận của họ, trợ giúp và phối hợp với tư vấn để hiểu về thông số kỹ thuật của mạng lưới hệ thống được setup ứng dụng như thế nào. Người này sẽ dùng thử nghiệm mạng lưới hệ thống trước khi lan rộng ra triển khai cho hàng loạt doanh nghiệp. Đây là người được nhà triển khai ERP đào tạo và giảng dạy sâu về sử dụng mạng lưới hệ thống. Sau khi kết thúc quy trình triển khai mạng lưới hệ thống, người dùng này sẽ là người đào tạo và giảng dạy và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. Việc chỉ định người dùng cần xem xét những yếu tố như chọn người có năng lượng, % thời hạn họ dành cho dự án Bất Động Sản. * Phụ trách chất lượng : Người quản trị chất lượng thường là người có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai. Vai trò chính của người này là bảo vệ người mua hài lòng với việc triển khai của dự án Bất Động Sản .
Xem thêm: 

2. Cách thức triển khai phần mềm ERP tại Việt Nam để đạt được thành công

Bước 1 : Khảo sát và nhìn nhận thực trạng

Nhà triển khai ERP cần phân phối dịch vụ sẽ khảo sát : mạng lưới hệ thống hạ tầng, những nhiệm vụ, hồ sơ chứng từ, bảng biểu, báo cáo giải trình … từ đó kiến thiết xây dựng nên hồ sơ nhìn nhận thực trạng làm địa thế căn cứ cho quy trình triển khai sau này. Từ thông tin khảo sát này, nhà phân phối sẽ hiểu hơn về hoạt động giải trí của doanh nghiệp, còn doanh nghiệp sẽ biết được để triển khai giải pháp đó thì cần triển khai xong nội dung gì .

Bước 2 : Chuẩn hóa hạ tầng cơ sở

Xem thêm: Trước khi thực thi triển khai thì 2 bên đối tác chiến lược cần thống nhất để chuẩn hóa hạ tầng cơ sở, thống nhất 1 số ít yếu tố như : chuẩn hóa quy trình tiến độ nhiệm vụ, hồ sơ và tài liệu … Nhà cung ứng hoàn toàn có thể đề xuất kiến nghị tái tạo, tăng cấp mạng lưới hệ thống hoặc tư vấn về những yếu tố tương quan đến tiến trình hoạt động giải trí của doanh nghiệp. Xem thêm :5 Mẹo quản lý dự án ERP

Bước 3 : Hoạch định dự án Bất Động Sản triển khai ERP

Sau khi đã có 2 bước chuẩn bị nền tảng thì nhà triển khai ERP cùng doanh nghiệp sẽ cùng nhau hoạch định kế hoạch tổng thể như:
Lộ trình cụ thể về thời gian làm việc, nguồn nhân lực thực hiện dự án… Đây là cơ sở để quá trình triển khai dựa vào để thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đặt ra.

Xem thêm:

Triển khai ERP: Cách tránh Bẫy chi phí điển hình

Bước 4 : Khởi động và quản lý và vận hành dự án Bất Động Sản triển khai ERP

Khởi động và quản lý và vận hành dự án Bất Động Sản triển khai ERP là quy trình chính và dài nhất. Trong đó, nhà sản xuất thực thi khảo sát, thiết lập, chỉnh sửa mạng lưới hệ thống ERP và huấn luyện và đào tạo để những người tham gia trực tiếp vào mạng lưới hệ thống hoàn toàn có thể sử dụng được ứng dụng .

Bước 5 : Nghiệm thu dự án Bất Động Sản triển khai ERP

Thời gian triển khai hệ thống ERP cho mỗi doanh nghiệp là không giống nhau và cũng có thể thay đổi so với thời gian dự kiến ban đầu. Thường dự án ERP nghiệm thu khi hệ thống thiết kế đáp ứng được các nhu cầu nghiệp vụ mà doanh nghiệp đã đề ra. Các bộ phận sử dụng phần mềm thao tác tốt và lên được các báo cáo cần thiết. 
Tuy nhiên, sau quá trình triển khai của bộ phận kỹ thuật thì trong quá trình sử dụng bộ phận bảo hành sẽ cùng hỗ trợ để hệ thống ERP được vận hành tốt.

3. Các lưu ý để thành công

• Nhà triển khai ERP đưa ngân sách dịch vụ thấp hơn ngân sách License thì có nghĩa là đã đem đến rủi ro đáng tiếc cho dự án Bất Động Sản .

• Nhà triển khai ERP cam kết hoàn thành xong dự án Bất Động Sản trong thời hạn quá ngắn thì doanh nghiệp cần xem xét lại .

• Một kế hoạch mà nguồn nhân lực không rõ ràng, không dành trọn thời hạn cho dự án Bất Động Sản, không khởi động đúng thời gian trong năm kinh tế tài chính cũng xem như một thất bạiđược báo trước .

• “Phần mềm ERP” triển khai trên một nền tảng hạ tầng yếu kém, quy trình và các hạ tầng dữ liệu chưa được chuẩn hóa cũng đem lại hiệu quả thấp và khả năng thất bại rất cao.

  Xem thêm: Tư vấn thủ tục hải quan miễn phí | V-LINK LOGISTICS CO.,LTD

• Doanh nghiệp chưa chuẩn hóa hạ tầng đã vội triển khai mạng lưới hệ thống ERP thì năng lực thất bại rất cao vì không xác lập rõ nhu yếu, không biết được đích đến của dự án Bất Động Sản .

• Doanh nghiệp chưa sẵn sàng chuẩn bị đủ ngân sách và nguồn nhân lực thực thi, dự án Bất Động Sản lê dài mãi vì không có ngân sách tương hỗ kịp thời do nguồn lực thiếu vắng do phải phân tán trong quy trình triển khai dự án Bất Động Sản .

• Nhà triển khai ERP cam kết nhân sự cho dự án Bất Động Sản nhưng không địa thế căn cứ trên scope, Scheldule và những milestone .

• Điều khoản payment term trong hợp đồng không tương thích với những quá trình triển khai ERP và nguồn lực thực thi – có nghĩa là chưa hoạch định được ngân sách và nguồn lực rõ ràng, năng lực “ gãy ” dự án Bất Động Sản kèm thâm hụt ngân sách triển khai rất dễ xảy ra .

Doanh nghiệp không nên giao phó công tác giám sát triển khai nhập liệu của End User hoàn toàn cho nhà triển khai ERP.

Liên hệ hotline: 096 4578 234 để nhận được lời khuyên từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm.

➡ ️Đăng ký dùng thử ứng dụng ERP tại đây !

➡ ️Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Odoo ERP
 Xác định những việc làm cần thực thi trước khi triển khai ERP như những bước triển khai, vai trò những bên và những chú ý quan tâm cần tránh là điều vô cùng quan trọng để những chủ doanh nghiệp bảo vệ thành công xuất sắc khi triển khai ERP.Liên hệ hotline : 096 4578 234 để nhận được lời khuyên từ những chuyên viên giàu kinh nghiệm tay nghề .

Từ khóa tương quan :

trien khai erp, 

triển khai erp là gì, 

triển khai phần mềm là gì

Xem thêm : Xây dựng đội triển khai ERP thành công xuất sắc

Source: https://suanha.org
Category : Tư Vấn