Quy trình kiểm soát Khách ra vào | Quy trình đón tiếp khách chuyên nghiệp – Công ty Dịch vụ Bảo vệ PMV

Đăng ký và kiểm soát khách ra vào là một trong những trách nhiệm đặc biệt quan trọng quan trọng. Nó không những biểu lộ tính chuyên nghiệp mà còn biểu lộ chất lượng dịch vụ. Vì vậy, nắm vững quy trình kiểm soát khách ra vào là một trong những kỹ năng và kiến thức quan trọng của nhân viên cấp dưới bảo vệ chuyên nghiệp * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT KHÁCH RA VÀO

Của: CÔNG TY DỊCH VỤ BẢO VỆ PMV

*************************

Mục đích của Quy trình

1. Giúp cho nhân viên bảo vệ nhận biết các bước và thực hiện đúng các bước trong việc chào đón Khách, làm thủ tục đăng ký Khách và kiểm soát Khách ra vào. Từ việc làm đúng quy trình kiểm soát khách ra vào sẽ góp phần nâng cao hình ảnh khách hàng trong mắt bạn bè, đối tác của khách hàng.
2. Giúp kiểm soát và duy trì nghiêm túc Nội Quy An Ninh và các Quy Chế – Quy Định của Khách hàng. Nâng cao năng lực, nghiệp vụ, ý thức, trách nhiệm của Nhân viên bảo vệ PMV trong việc chào đón, đăng ký, kiểm soát khách ra vào Mục tiêu

Yêu cầu của Quy Trình

• Thực hiện theo đúng 4C, khi tiếp xúc với Khách [Chủ động, Cười, Chào, Cảm ơn]. Nhiệt tình và trân trọng với khách, nhưng vẫn duy trì nghiêm túc, đúng, đủ các bước của quy trình.
• Hướng dẫn tận tình, chu đáo cho Khách thực hiện quy trình này và những quy định về hướng di chuyển, đường dành cho người đi bộ và các quy định an toàn trong Mục tiêu.
• Nắm rõ và sử dụng đúng tất cả các Biểu Mẫu trong khi thực hiện quy trình.
• Thực hiện và duy trì đúng, đủ quy trình này là nhiệm vụ, trách nhiệm của các cấp chỉ huy và các nhân viên bảo vệ thuộc Công ty dịch vụ bảo vệ PMV.

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

NỘI DUNG

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT KHÁCH RA VÀO

CÔNG TY DỊCH VỤ BẢO VỆ PMV

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Quy trình kiểm soát khách ra vào gồm 3 Công đoạn. Trong mỗi quy trình lại có những bước khác nhau. Khi thực thi, những nhân viên cấp dưới bảo vệ phải ghi nhớ không thiếu, như sau :

1). Công đoạn 1: Xác nhận thông tin khách đến, công đoạn này gồm 3 bước

1. Hỏi thông tin cá nhân vị khách?
2. Kiểm tra đúng/sai bằng việc đối chiếu thông tin vị khách với Lịch Tiếp Khách (nếu có). Nếu không có Lịch Tiếp Khách hoặc có nhưng thông tin không trùng khớp, thì hỏi Khách cần đến gặp ai? Liên hệ công việc gì? Có hẹn trước hay không hẹn trước?
3. Liên hệ với Người Tiếp Khách hoặc người mà khách cần gặp để xác nhận Mời vào / Không mời vào.

2). Công đoạn 2: Làm thủ tục đăng ký Khách, công đoạn này có 5 bước 

1. Đăng ký Khách vào Sổ khách BMK:01
2. Lập phiếu tiếp khách (Visitors Pass) theo BMK:02
3. Kiểm tra những thứ (things) mà khách mang vào, đăng ký vào BMK:05
4. Phát Thẻ Khách cho Khách theo phân loại khách VIP/Thường (BMK:03 và BMK:04)
5. Chỉ đường cho Khách đi vào và xác nhận vào bên trong “Khách A đang đi vào”

3). Công đoạn 3: Kiểm soát khách ra về, công đoạn này gồm có 3 bước

1. Kiểm tra những thứ (things) mà khách mang ra đối chiếu với bản đăng ký BMK:05 lúc vào
2. Thu hồi lại phiếu tiếp khách (Visitor Pass), Thu hồi Thẻ Khách, trả lại giấy tờ tùy thân cho khách
3. Mở cổng cho Khách ra và đứng dậy chào Khách trang trọng,

4). Những điểm cần lưu ý khi thực hiện quy trình kiểm soát khách ra vào

• Xem trong phần thuyết minh,

5). Các biểu mẫu đi theo quy trình gồm có:

• BMK:01 Sổ đăng ký khách
• BMK:02 Phiếu tiếp Khách
• BMK:03 Thẻ Khách
• BMK:04 Thẻ VIP
• BMK:05 Phiếu đăng ký tài sản mang vào

Xem thêm: Công ty bảo vệ chuyên nghiệp PMV | Mạng lưới công ty bảo vệ PMV

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT KHÁCH RA VÀO

CÔNG ĐOẠN 1 – XÁC NHẬN THÔNG TIN KHÁCH ĐẾN

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Công đoạn Xác nhận thông tin khách đến là quy trình này gồm 3 bước rất quan trọng,

Bước 1: Hỏi thông tin cá nhân vị khách?

• Khi có khách đến bạn phải chủ động đứng dậy, cười, chào. Hỏi khách phải lịch sự và trân trọng, câu nói phải rõ ràng và lễ phép. “Dạ, em chào anh/chị! Anh/chị đến gặp ai ạ?“
• Sau đó nhớ kỹ tên người cần gặp mà vị Khách cung cấp. Bạn cần hỏi tiếp để biết tên vị khách “Dạ, vui lòng cho em biết tên anh/chị?“

Bước 2: Kiểm tra đúng/sai đối chiếu thông tin?

• Khi khách báo cho bạn biết khách đến gặp ai, cũng là lúc bạn đối chiếu xem người mà khách muốn gặp có đúng là người có vị trí, vai trò, thẩm quyền tiếp khách trong mục tiêu hay không? Nếu không có thì rất có thể khách đã đi nhầm chỗ. Nếu có bạn tiếp tục đến bước tiếp theo là lấy thông tin của khách.
• “Dạ, anh/chị vui lòng cho em xem Căn cước công dân (CCCD)?” (có thể là CMND hoặc Passport nếu là người nước ngoài). Sau khi cầm trên tay CCCD bạn sẽ biết được chính xác họ tên vị khách. Lúc này bạn sẽ đối chiếu thông tin vị khách với Lịch Tiếp Khách (nếu có). Trong Lịch Tiếp Khách có tên vị khách rồi thì là đã đúng, bạn chuyển qua bước tiếp theo.
• Nếu ở Mục tiêu không có Lịch Tiếp Khách từ Văn Phòng gửi xuống hoặc có nhưng thông tin không trùng khớp, thì tiếp tục lịch sự hỏi Khách: “Anh/chị đến từ công ty nào? Đến liên hệ về công việc gì? Có hẹn trước hay không hẹn trước?”. Sau khi có thêm 3 thông tin trên, cùng với thông tin họ và tên theo CCCD trong tay, bạn chuyển qua bước tiếp theo.

Bước 3: Liên hệ với Người Tiếp Khách

• Bước tiếp theo: Liên hệ với Người Tiếp Khách hoặc người mà khách cần gặp để xác nhận Mời vào / Không mời vào. “Dạ thưa anh/chị, ngoài này có vị khách tên [tên khách] đến từ [tên công ty/tổ chức] muốn gặp anh chị để liên hệ về [mục đích việc liên hệ]. Xin anh/chị cho ý kiến?”
• Nếu Người Tiếp Khách đồng ý/xác nhận, chuyển công đoạn tiếp theo. Nếu Người Tiếp Khách không đồng ý, giải thích với khách, lịch sự chào và mời khách ra.

Xem thêm: Dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp cho Nhà máy | Bảo vệ cho Nhà Máy

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT KHÁCH RA VÀO

CÔNG ĐOẠN 2 – LÀM THỦ TỤC ĐĂNG KÝ KHÁCH

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Ở quy trình “ Làm thủ tục ĐK Khách ” này có 5 bước quan trọng

Đăng ký Khách vào Sổ Khách BMK:01

Ở bước này những bạn chỉ việc ghi chép hàng loạt thông tin của khách vào sổ khách. tin tức của khách, bạn dựa trên căn cước công dân, CMND, ID hoặc passport. Nếu trong sổ còn những thông tin khác như “ Nơi đến / tên công ty ” thì những bạn hoàn toàn có thể hỏi Khách. Tất cả ghi trong cuốn sổ Khách theo biểu mẫu BMK : 01. Xin chú ý quan tâm việc ghi chép vào sổ sách của tiềm năng phải ghi sạch sẽ và đẹp mắt rõ ràng dễ đọc

Lập Phiếu Tiếp Khách (Visitor Pass) theo BMK:02

Điền đầy đủ thông tin của khách vào Phiếu Tiếp Khách (Visitor Pass) theo BMK:02. Thông tin của khách phải khợp với thông tin trong Sổ Khách BMK:01 nha! Bạn lưu ý phải điền đầy đủ thông tin người tiếp khách và số Thẻ cấp cho khách vào Biểu Mẫu này. Sau khi điền xong, đưa cho khách và dặn khách “Anh/chị vui lòng đưa phiếu này cho Người Tiếp Khách, đề nghị họ ký xác nhận vào phiếu. Sau đó gửi lại cho chúng tôi khi anh/chị ra về”

Kiểm tra và đăng ký những thứ (things) khách mang vào

Thông thường khách đi thao tác đều mang theo cặp táp hoặc giỏ xách. Theo nhu yếu của tiềm năng tất cả chúng ta phải đề xuất khách kê khai những đồ vật mà khách mang vào. Các bạn hãy dùng biểu mẫu BMK : 05 ghi nhận hàng loạt những đồ vật mà khách mang vào. Cho khách kiểm tra và ký tên. Mẹo : Các bạn hoàn toàn có thể ý kiến đề nghị khách tự ghi tự kê khai

Phát Thẻ Khách cho Khách

Phát Thẻ Khách có khách và đề xuất Khách đeo thẻ trong suốt thời hạn ở bên trong Mục tiêu. Điều quan trọng trong việc phát thẻ khách cho khách đó là bạn biết phân biệt khách nào là khách VIP, khách nào là khách thường ? Khách VIP là những khách vào gặp thành viên ban tổng giám đốc ( Tổng Giám Đốc và những Phó Tổng Giám Đốc ). Số còn lại thì đó là khách thường. Tuy nhiên cũng tùy theo từng tiềm năng có sự phân loại khác nhau. Ghi nhớ : Phải ghi số Thẻ Khách và trong Sổ Khách. Phải giữ lại sách vở tùy thần của khách, khi khách ra thì thu lại thẻ khách và trả lại sách vở tùy thân.

Chỉ đường cho Khách đi vào và Xác nhận với bên trong

Bạn phải đứng dậy chỉ đường cho khách đi vào nơi khách cần đến. Đồng thời dặn dò kỹ cho biết khách đi đúng vạch đường dành cho người đi bộ, khi đi lên cầu thang phải bám tay vào tay vịn cầu thang. Khi đang ở tiềm năng mà gặp xảy ra có hỏa hoạn thì Khách sẽ chạy ra điểm tập trung theo lao lý ghi ở mặt sau thẻ khách. Ngay khi khách bắt đi vận động và di chuyển vào bên trong, bạn dùng điện thoại thông minh hoặc bộ đàm báo vào cho bộ phận Lễ Tân, hoặc vị khách tiếp khách biết rằng khách đang trên đường đi vào. “ Dạ thưa anh / chị, Khách A đến gặp ông B đang trên đường đi vào ”

Xem thêm: Quy trình kiểm soát Công Nhân Viên ra vào | Quy trình kiểm soát tại cổng chính

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT KHÁCH RA VÀO

CÔNG ĐOẠN 3 – KIỂM SOÁT KHÁCH RA VỀ

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Công đoạn 3 là kiểm soát khách ra về gồm có 3 bước. Để thực thi quy trình này, bạn phải mở Sổ Khách BMK : 01 ra. Sau đó, dò tìm tên vị khách này ở dòng nào trong sổ.

Bước 1 là kiểm tra những thứ ( things ) mà khách mang ra so sánh với bản ĐK BMK : 05 lúc vào. Bước này bạn phải cầm trên tay bản ĐK lúc đầu vị khách này đã xác nhận. Đồng thời xin phép khách tự mở giỏ xách, cặp táp để bạn kiểm tra, so sánh. Nếu mọi thứ trùng khớp thì đã qua bước này. Bước thứ 2 là tịch thu lại Phiếu Tiếp Khách. Bạn cần kiểm tra xem đã có chữ ký của Người Tiếp Khách chưa ? Nếu chưa có bạn phải giải quyết và xử lý trường hợp này ( xem thêm bên dưới ). Sau đó là tịch thu lại Thẻ Khách, trả lại sách vở tùy thân cho khách. Kinh nghiệm trong bước này là trước đó bạn phải để những sách vở của khách một cách khoa học và ngăn nắp. Đến khi khách ra chỉ việc lấy đúng và đủ rồi đưa trả lại cho khách. Lưu ý rất nhiều bạn đưa nhầm hoặc đưa dư I.D của vị khách khác. Qua bước 3 là bạn mở cổng cho Khách ra và đứng dậy chào Khách sang chảnh. Trong quy trình 3 của Quy trình kiểm soát khách ra vào gồm có 3 bước phải làm. Để miêu tả về 3 bước này là rất ngắn, gọn. Tuy nhiên trong thực tiễn có rất nhiều sự phát sinh trong quy trình 3 này. Các nhân viên cấp dưới bảo vệ sẽ phải linh động để giải quyết và xử lý cho từng yếu tố phát sinh.

NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Quy trình kiểm soát khách ra vào này được kiến thiết xây dựng dựa theo quy trình bảo mật an ninh CTPAT. Trong quy trình kiểm soát bảo mật an ninh CTPAT có những nhu yếu về xuất trình sách vở ( I.D ), giữ I.D của khách. Yêu cầu của CTPAT là phải đi ĐK đồ vật mang vào, kiểm soát đồ vật mang ra, v.v. Cách làm trên sẽ không tránh khỏi những phiền hà so với Khách, và sẽ không tương thích với một số ít tiềm năng. Chính vì thế, trong quy trình quản lý và vận hành những bạn vận dụng linh động quy trình này để tranh luận với người mua ( chủ quản ) thiết kế xây dựng một quy trình tương thích cho tiềm năng mình bảo vệ.

Xem thêm: Các công ty bảo vệ biết về CTPAT

Kiểm soát phương tiện đi lại của khách

Hầu hết khách đến đều đi bằng phương tiện ô tô. Trong khi quy trình này lại chưa thấy nói đến việc kiểm soát các xe này như thế nào. Thực tế là có, nhưng nó sẽ được trình bày trong Quy trình kiểm soát xe ô tô ra vào Mục tiêu. Bạn cứ theo quy trình đó mà áp dụng và hãy nhớ kỹ rằng chúng ta phải kiểm soát kỹ càng các phương tiện đi cùng khách. Kiểm tra xe trước khi xe vào vào xem có đưa mang những tài sản trang thiết bị gì vào hay không? Nếu có thì đăng ký vào BMK:05. Khi ra phải kiểm tra kỹ (yêu cầu mở cửa, mở cốp) xem có mang hàng hóa tài sản ra hay không? CTPAT là phải vậy!

Xử lý các tình huống phát sinh

Sẽ có rất nhiều các tình huống phát sinh trong và ngoài quy trình. Các tình huống này thường đến từ những tình tiết không có trong quy trình hoặc có trong quy trình nhưng khách, hoặc người tiếp khách đã làm sai. Để xử lý những tình huống này thì các bạn hãy nhớ kỹ một điều đã là quy trình thì cứ theo quy trình mà làm. Nhưng nếu các bạn cứng nhắc thì sẽ dẫn dẫn đến những hệ lụy không tốt. Vì vậy khi gặp những tình huống phát sinh các bạn nên trao đổi với người có thẩm quyền bên phía khách hàng hoặc chỉ huy lực lượng bảo vệ PMV để được chỉ đạo xử lý. Hãy nhớ phải xử lý cho xong trước khi khách rời khỏi mục tiêu.

Thực hiện Quy trình kiểm soát Khách ra vào

Xây dựng quy trình và thực hiện theo quy trình là phương pháp quản lý chuyên chuyệp. Việc các nhân viên bảo vệ thực hiện đúng theo quy trình sẽ giúp các quy định của khách hàng được vận hành tốt nhất. Đây cũng là yếu tố quan trọng để hạn chế những rủi ro về nhân sự xảy ra trong mục tiêu. Đặc biệt là Đối với Công ty bảo vệ chuyên nghiệp.

Trên đây là nội dung Quy trình kiểm soát Khách ra vào cổng. Mọi câu hỏi liên quan xin liên hệ Phòng Nghiệp Vụ PMV qua số Hotline 1900 633 838. Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được đóng góp từ quý vị cho Dịch vụ Bảo vệ PMV.

Xem thêm: 

Chia sẻ bài viết này với mọi người

Source: https://suanha.org
Category : Ngoại Thất