Những lưu ý khi xây dựng quy định quản lý kho vật tư, hàng hóa

Những quy định quản lý kho vật tư là rất cần thiết để có thể thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Hãy cùng tìm hiểu về những quy định quản lý kho cũng như những thông tin liên quan đến vấn đề này qua bài viết sau nhé.

— Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet chia sẻ đến bạn kiến thức hữu ích —

Xem thêm: Quy trình quản lý kho theo ISO áp dụng sao cho đúng?

1. Quy định quản lý kho là gì? Các yêu cầu cần có của quy định quản lý kho

Quy định quản trị kho giúp hoạt động giải trí theo dõi hàng hóa hiệu suất cao hơn

Xem thêm: Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp​ hiệu quả nhất hiện nay

Xem thêm: 6 KỸ NĂNG quản lý kho NHẤT ĐỊNH PHẢI CÓ

Quản lý kho vật tư là hoạt động giải trí của shop nhằm mục đích tổ chức triển khai, dữ gìn và bảo vệ và quản trị số lượng hàng hóa nhằm mục đích bảo vệ tính liên tục và không thay đổi trong kinh doanh thương mại. Để đạt được hiệu suất cao cao nhất khi theo dõi hàng hóa, vật tư, chủ shop cần kiến thiết xây dựng được những quy định quản trị kho tương thích .Quy định quản trị kho là những quy tắc, chuẩn mực và tiêu chuẩn về việc theo dõi và quản trị hàng hóa, vật tư trong kho và buộc những nhân viên cấp dưới trong shop phải tuân thủ. Có 97 quy định quản trị kho mà bạn cần phải biết. Tuy nhiên bài viết này không hề nêu ra hết được tổng thể 97 quy định quản trị kho đấy .

Những yêu cầu sau về quy định quản lý kho sẽ giúp việc xây dựng quy định quản lý kho ở các cửa hàng dễ dàng và hiệu quả hơn.

Xây dựng được quy trình rõ ràng và khoa học

Nền tảng của quản trị kho hàng vật tư là quy trình xuất nhập tồn dư, vì thế shop cần có quy định quản trị rõ ràng và ngặt nghèo để trấn áp quy trình tiến độ này. Điều này sẽ giúp những việc làm diễn ra một cách suôn sẻ, hạn chế những trộn lẫn hoặc sai sót trong việc kiểm tra và quản trị hàng hóa .Nếu không có một quá trình khoa học và rõ ràng, công tác làm việc quản trị dễ gặp phải nhiều yếu tố và gây ra khó khăn vất vả trong hoạt động giải trí tổng thể và toàn diện của shop .

>> BẠN CÓ BIẾT Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp đang được tin dùng nhất hiện nay

Các tiêu chuẩn cần chi tiết và có cơ sở

Khi kiến thiết xây dựng quy định quản trị kho, chủ shop nên dựa trên những cơ sở nhất định. Điều này sẽ giúp bạn có được những quy tắc có tính khoa học, có mạng lưới hệ thống và hiệu suất cao hơn trong trong thực tiễn kinh doanh thương mại .Bên cạnh đó những tiêu chuẩn được đặt ra cũng cần bảo vệ sự chi tiết cụ thể, giúp nhân viên cấp dưới không gặp khó khăn vất vả cũng như thuận tiện khi tuân thủ những quy định này .

>> Xem thêm: Cách quản lý kho hàng giúp TĂNG HIỆU QUẢ cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng

Xem thêm: Cách quản lý kho hàng hóa đơn giản, tránh thất thoát

2. Các nội dung cần có trong quy định quản lý kho

Quy định quản trị kho cần được xây dụng tương thích với từng shopQuy định quản trị kho ở những shop khác nhau cần được kiến thiết xây dựng riêng không liên quan gì đến nhau, tương thích với đặc thù kinh doanh thương mại và hàng hóa .

Tuy nhiên hiện nay các cửa hàng chưa thực sự hình thành được những quy định hợp lý và mang đến hiệu quả cao. Khi lập các quy định quản lý kho vật tư, bạn cần phải đảm bảo những nội dung sau để đạt được hiệu quả quản lý tốt nhất.

2.1.  Quy định nhập hàng

• Tiếp nhận và kiểm tra những sách vở nhập kho, chứng từ theo quy định pháp lý .
• Ghi phiếu nhập kho cho shop và cho đối tác chiến lược cung ứng .
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho .
• Ghi chép số lượng hàng hóa vật tư trước và sau khi nhập kho

2.2.  Quy định xuất hàng

• Tiếp nhận và kiểm tra những chứng từ nhu yếu xuất kho theo quy định pháp lý .
• Ghi phiếu xuất kho với vừa đủ những thông tin về thời hạn, khu vực, người xuất kho và thông tin đơn hàng .
• Sau khi xuất hàng, cần sắp xếp lại khoảng trống dành cho việc nhập hàng lần sau .
• Ghi chép lượng hàng xuất kho một cách chi tiết cụ thể và đúng chuẩn .

2.3.  Quy định lưu kho hàng hóa

• Hàng hóa trong quy trình lưu kho phải nhẹ nhàng, cẩn trọng để tránh va chạm .
• Không được cho phép người lạ vào kho trong quy trình lưu kho .
• Hàng hóa vượt quá thời hạn lưu kho sẽ được chuyển sang khu vực riêng .

2.4.  Quy định kiểm kho

• Thực hiện kiểm kho theo định kỳ để theo dõi, so sánh số lượng hàng hóa với thông tin trong sổ sách .

• Cần có danh sách chi tiết về việc theo dõi và kiểm tra hàng hóa, vật tư.

  Xem thêm: Những mẫu nhà vuông 2 tầng mái bằng hiện đại năm 2022 – Kiến Thiết Việt

• Lập thẻ kho cho từng loại sản phẩm và so sánh trong quy trình kiểm kho .
• Kết quả kiểm kho phải được trình diễn rõ ràng, chi tiết cụ thể thành văn bản .

2.5.  Quy định quản lý hàng hóa

• Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học và ngăn nắp
• Hàng dễ ẩm mốc nên được sắp xếp trên cao, hạn chế tiếp xúc với nước .
• Hàng tồn dư lâu phải được sắp xếp ở khu vực riêng, không lẫn lộn với hàng nhập mới .
• Lập sơ đồ kho biểu lộ vị trí xếp đặt những kệ hàng hóa .
• Đặt những biển hướng dẫn ở những lối đi .
• Đối với những hàng hóa dễ hư cần tuân thủ theo nguyên tắc “ nhập trước, xuất trước ” .
• Thiết lập định mức tồn dư dựa trên trong thực tiễn kinh doanh thương mại và sự biến hóa lượng hàng xuất nhập kho theo từng kỳ .
• Theo dõi số lượng hàng tồn dư hàng ngày, bảo vệ lượng hàng hóa luôn ở định mức tồn dư tối thiểu .
• Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy trong kho .

  Xem thêm: [Chia sẻ miễn phí] Mẫu file KPI quản lý kho bằng Excel

3. Những biểu mẫu cần có trong quản lý kho

Trong hoạt động giải trí quản trị kho, những biểu mẫu là công cụ vô cùng thiết yếu giúp chủ shop hoàn toàn có thể theo dõi và trấn áp tình hình hàng hóa một cách đúng chuẩn nhất. Những biểu mẫu cần có trong quản trị kho gồm có :

• Phiếu nhập kho
• Phiếu xuất kho
• Thống kê xuất kho
• Danh mục kho vật tư
• Báo cáo nhập xuất tồn dư vật tư hàng hóa dự trữ
• Báo cáo tổng hợp tồn dư
• Biên bản kiểm kê kho  

BẠN CÓ BIẾT: Hiện tại phần mềm bán hàng KiotViet đang có chương trình dùng thử MIỄN PHÍ cho mọi khách hàng với đầy đủ TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG

Hiện nay, với số lượng hàng hóa ngày càng nhiều và luôn thay đổi, cách kiểm soát kho hàng thủ công với các biểu mẫu giấy đã không còn mang đến hiệu quả cao. Thay vào đó, các cửa hàng ưa chuộng sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng và công cụ hỗ trợ nhằm đạt được độ chính xác cao hơn.

Xem thêm: Sơ đồ quản lý kho hàng – vật tư đầy đủ, tránh thất thoát cho cửa hàng

Điều này đưa đến nhu yếu về việc sử dụng công cụ thông tin và ứng dụng khi lập 97 quy định quản trị kho hàng. Phần mềm quản trị bán hàng sẽ tương hỗ rất tốt cho hoạt động giải trí quản trị hàng hóa vật tư với những công dụng sau đây :

• tin tức hàng hóa, tồn dư cụ thể, rõ ràng, update đúng chuẩn từng thời gian : Số lượng hàng hóa sẽ được đồng nhất đúng mực trên mạng lưới hệ thống. Chính thế cho nên, ngay khi thanh toán giao dịch phát sinh, lượng hàng tăng hay giảm cũng như hàng hóa tồn dư sẽ được update đúng chuẩn và rõ ràng từng thời gian. Điều này còn giúp hạn chế thực trạng thất thoát hàng hóa trong kho .
• Các thao tác nhập – xuất hàng, mạng lưới hệ thống tự động hóa update tồn dư giúp trấn áp tồn dư đúng chuẩn cho từng loại sản phẩm : Khi sử dụng những ứng dụng bán hàng, bạn hoàn toàn có thể quét mã mẫu sản phẩm và thông tin hàng hóa xuất nhập sẽ được tự động hóa update nhanh gọn. Từ đó chủ shop hoàn toàn có thể thuận tiện quản trị lượng hàng hóa trong kho mà không cần đến sổ sách phức tạp .
• Hỗ trợ thiết lập định mức tồn dư và thông tin tới điện thoại thông minh để chủ shop luôn dữ thế chủ động trong kế hoạch nhập – xuất hàng : Phần mềm sẽ tương hỗ chủ shop thiết lập định mức tối kho dựa trên trong thực tiễn hàng hóa trong kho. Hơn nữa mạng lưới hệ thống còn có công dụng thông tin đến chủ shop khi hàng tồn dư đạt đến định mức tối thiểu hoặc lượng hàng tồn dư ở mức quá cao. Nhờ đó, chủ shop sẽ có những quyết định hành động về việc nhập hàng hay kiểm soát và điều chỉnh lượng hàng hài hòa và hợp lý hơn .
• Thao tác kiểm kho nhanh gọn, thuận tiện, thực thi ngay cả trên điện thoại di động : Chủ shop hoàn toàn có thể kiểm kho nhanh gọn và thuận tiện bằng cách truy vấn vào mạng lưới hệ thống bất kỳ thời gian nào. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, nhân lực mà còn mang tính đúng mực cao .

Bên cạnh đó chức năng thẻ kho còn giúp bạn theo dõi chi tiết lịch sử bán hàng và kiểm soát tình trạng hàng hóa hiệu quả.

Quản lý hàng hóa hiệu suất cao hơn với ứng dụng quản trị bán hàng

Quản lý kho vật tư là một hoạt động cần thiết trong việc duy trì và phát triển công việc kinh doanh của cửa hàng. Hy vọng những chia sẻ trên về quy định quản lý kho vật tư sẽ giúp bạn xây dựng được những quy định hợp lý nhất, đưa đến hiệu quả cao trong công tác quản lý và kiểm soát hàng hóa.

Source: https://suanha.org
Category : Ngoại Thất