Phương pháp quản lý vật tư xây dựng bằng excel hiệu quả

Quản lý vật tư là một việc làm yên cầu phải có sự phối hợp từ rất nhiều hoạt động giải trí khác nhau, những hoạt động giải trí này hoàn toàn có thể là sắp xếp sản phẩm & hàng hóa, dữ gìn và bảo vệ vật tư xây dựng hay là kiểm tra lượng sản phẩm & hàng hóa và đưa ra những định mức hài hòa và hợp lý. Trong nội dung bài viết này, timviec365.vn sẽ san sẻ tới quý bạn đọc nội dung về quản lý vật tư xây dựng bằng excel .

1. Tại sao nên quản lý vật tư xây dựng bằng excel và những bước quản lý hiệu suất cao

1.1. Những nguyên do nên quản lý vật tư xây dựng bằng excel

Lý do thứ nhất khiến bạn nên sử dụng excel chính là nhờ ứng dụng này bạn hoàn toàn có thể tạo được rất nhiều loại báo cáo giải trình để hoàn toàn có thể Giao hàng cho những hoạt động giải trí quản lý với mục tiêu khác nhau. Đây là một lợi thế mà việc dùng excel đem lại so với việc sử dụng những ứng dụng khác, bạn hoàn toàn có thể tự do phát minh sáng tạo, tạo mọi loại báo cáo giải trình mà bạn muốn không bị gò bó giống như khi bạn sử dụng những ứng dụng dựng sẵn. Excel là một công cụ rất là quen thuộc với tất cả chúng ta, ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường tất cả chúng ta đã phải làm quen và sử dụng công cụ này. Do đó, hoàn toàn có thể nói rằng bất kể ai đều hoàn toàn có thể thuận tiện thao tác và sử dụng công cụ này. Những lý do nên quản lý vật tư xây dựng bằng excel

Thêm một lý do nữa khiến bạn nên sử dụng excel đó chính là đây là một công cụ hoàn toàn miễn phí bạn không phải bỏ ra bất kỳ một khoản chi phí nào và vẫn có thể lập được một file quản lý vật tư xây dựng bằng excel, thậm chí là nhiều loại báo cáo khác.

Khi sử dụng ứng dụng này thì chỉ với vài thao tác đơn thuần bạn đã hoàn toàn có thể sửa lại tài liệu hay là nhập xuất những thanh toán giao dịch và báo cáo giải trình.

Một lợi ích khác khi bạn sử dụng phần mềm này đó là bạn có thể chia sẻ file một cách dễ dàng và đến nhiều người dùng hơn so với việc sử dụng các phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, quản lý vật tư được dựng sẵn.

1.2. Các bước quản lý vật tư xây dựng bằng excel

1.2.1. Quản lý vật tư xây dựng bằng excel lập hạng mục vật tư sản phẩm & hàng hóa

Xây dựng hạng mục những vật tư sản phẩm & hàng hóa chính là bước tiên phong mà bạn cần làm. Việc này nhằm mục đích mục tiêu để bạn có một mạng lưới hệ thống tài liệu sử dụng trong những sheet khác của file và hoàn toàn có thể thống kê giám sát xuất báo cáo giải trình bảo vệ tính nhanh gọn và đúng chuẩn. Danh mục sản phẩm & hàng hóa của bạn hoàn toàn có thể xây dựng theo những nội dung sau : Thứ nhất là số thứ tự, tiếp theo đến mã vật tư xây dựng, đơn vị chức năng tính vật tư xây dựng. Tùy vào nhu yếu sử dụng và xuất những loại báo cáo giải trình khác nhau, những doanh nghiệp hoàn toàn có thể điều khiển và tinh chỉnh thêm bớt sao cho tương thích nhất.

Quản lý vật tư xây dựng bằng excel lập danh mục vật tư hàng hóa – Định dạng bảng biểu : + Sử dụng đường kẻ cho những nội dung bảng biểu để hoàn toàn có thể phân làn chúng với những nội dung không có tài liệu. Phần kẻ để ngăn cách này nên là nét liền, đường kẻ giữa cùng một nội dung trong bảng thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng nét đứt, việc này giúp chúng trở nên đẹp hơn. + Hãy bôi đậm tiêu đề bảng của bạn, việc này giúp người sử dụng thuận tiện chớp lấy đây là bảng gì và được dùng để làm gì. Sẽ tương hỗ bạn khi bạn có nhiều file cần giải quyết và xử lý. + Cố định dòng tiêu đề cho bảng, để khi bạn có rất nhiều trường vật tư cần nhập thì việc nhập liệu của bạn sẽ được diễn ra một cách tốt hơn. Tránh những sai lầm đáng tiếc mắc phải khi nhập liệu.

1.2.2. Quản lý vật tư xây dựng bằng excel quản lý nhập xuất kho

Ở sheet nhập xuất bạn hoàn toàn có thể điền những chỉ tiêu như số chứng từ, ngày tháng nhập kho, ngày tháng xuất kho, thông tin tài khoản sử dụng, những diễn giải cho lần nhập xuất sản phẩm & hàng hóa, mã vật tư xây dựng, tên vật tư xây dựng, đơn vị chức năng tính của vật tư xây dựng đó, số lượng nhập kho hoặc xuất kho của mỗi lần, đơn giá mỗi loại sản phẩm & hàng hóa và cột thành tiền. Quản lý vật tư xây dựng bằng excel quản lý nhập xuất kho Sau mỗi lần nhập kho hoặc xuất kho bạn nhập những thông tin tương ứng từ phiếu nhập xuất kho vào file excel để thực thi việc quản lý kho vật tư xây dựng cũng như xuất những loại báo cáo giải trình thiết yếu. Sử dụng thông tin ở sheet hạng mục mà link với những sheet còn lại tương hỗ bạn trong việc tìm kiếm sản phẩm & hàng hóa và quản lý kho hàng. Bạn chỉ cần sử dụng một hàm đơn thuần với Vlookup để hoàn toàn có thể tìm kiếm một cách trọn vẹn tự động hóa dựa vào mã hàng. Sử dụng hàng Vlookup phối hợp với hàm If sẽ làm cho quy trình tìm kiếm và thống kê giám sát của bạn trở nên thuận tiện hơn. Bạn hoàn toàn có thể xem xét sử dụng một công thức tích hợp hai hàm như sau : – Công thức = IF ( $ G10 = ” ”, ” ”, VLOOKUP ( $ G10, ’ Mã vật tư ’ ! USD B : USD D, 2,0 ) )

1.2.3. Quản lý vật tư xây dựng bằng excel báo cáo xuất nhập tồn

Xem thêm: Một số thông tin về vật liệu lọc matrix bạn nên biết

Quản lý vật tư xây dựng bằng excel báo cáo xuất nhập tồn Việc này được thực thi nhằm mục đích mục tiêu cho bạn xem được số lượng vật tư xây dựng tồn dư vào thời điểm đầu kỳ, cuối kỳ hay là cụ thể số lần nhập xuất trong kỳ. Sheet này nên gồm có những thông tin về mã vật tư sản phẩm & hàng hóa xây dựng, tên vật tư sản phẩm & hàng hóa xây dựng, đơn vị chức năng tính cho từng loại sản phẩm & hàng hóa, số lượng khi thành tiền của từng loại và tồn dư mỗi đầu kỳ và cuối kỳ của mỗi loại vật tư xây dựng. Bạn hãy triển khai việc link bảng này với bảng nhập xuất được tạo ở bước trên để hoàn toàn có thể lập được báo cáo giải trình một cách trọn vẹn tự động hóa. Hãy copy mã vật tư xây dựng vào cột vật tư, quan tâm rằng cần tránh trùng lặp ở bước này. Tên vật tư thì tương tự như như bước trên hãy sử dụng hàm Vlookup hoặc hàm If để tìm kiếm tên vật tư xây dựng từ hạng mục đã tạo từ trong bước đầu. Sau đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng hàm Sumif để hoàn toàn có thể tính tổng, nhập công thức hàm Sumif như sau : Sumif để có thể tính tổng – Công thức được chúng tôi sử dụng : = SUMIF ( ‘ Nhập xuất ’ ! USD G USD 7 : USD G USD 5003, ’ Nhập xuất tồn ’ ! $ A5, ’ Nhập xuất ’ ! USD J $ 7 : USD J $ 5003 ) Tại cột tài liệu tồn dư cuối kỳ bạn chỉ cần nhớ công thức mà thôi. Số lượng tồn dư sẽ bằng số lượng nhập vào trừ đi số lượng bán ra. Như vậy, chì bằng 1 vài quy trình vô cùng đơn thuần và dễ triển khai bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể phong cách thiết kế cho mình một file quản lý vật tư xây dựng bằng excel, chỉ cần bạn hiểu rõ thực chất thì bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể tạo thêm những loại báo cáo giải trình hoặc file quản lý vật tư khác bằng excel.

Xem thêm: Những thông tin về quản lý hợp đồng xây dựng bằng Excel

2. Quản lý vật tư xây dựng bằng excel có những hạn chế gì ?

Hạn chế tiên phong vừa là ưu điểm cũng vừa là điểm yếu kém của việc quản lý vật tư xây dựng bằng excel, đó là bạn hoàn toàn có thể thuận tiện san sẻ file của mình nhưng song song với đó là tính bảo mật thông tin của loại file này là vô cùng kém. Thêm vào đó, nếu trong quy trình giải quyết và xử lý chỉ cần một chút ít trục trặc xảy ra thì hoàn toàn có thể khiến bạn bị mất tài liệu. Nhược điểm thứ hai là những hàm được sử dụng trong excel khá phức tạp, do đó yên cầu người dùng phải có sự am hiểu nhất đinh mới hoàn toàn có thể sử dụng loại ứng dụng này một những hiệu suất cao nhất trong việc quản lý kho vật tư. Nhược điểm thứ hai là các hàm được sử dụng trong excel khá phức tạp Một điểm yếu kém tiếp theo đó chính là việc nhập liệu trên excel diễn ra trọn vẹn theo hướng thủ công bằng tay. Do đó, rất dễ xảy ra sai sót trong quy trình nhập liệu, đặc biệt quan trọng là khi số lượng vật tư xây dựng cần phải quản lý là vô cùng lớn.

Tuy việc sử dụng file excel khá đơn giản nhưng việc sử dụng loại file này lại khiến số liệu giữa các bộ phận không được liên kết với nhau một cách kịp thời. Do đó, nếu có điều kiện thì bạn  hoàn toàn có thể sử dụng một phần mềm quản lý kho hàng hay là quản lý chuỗi cung ứng, chúng tôi đề xuất cho bạn sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng xây dựng 365 và hệ thống phần mềm khác để hỗ trợ cho bạn trong quá trình quản lý, hiện tại chúng đang được cung cấp tới tay khách hàng một cách hoàn toàn miễn phí!

Qua những thông tin mà chúng tôi chia sẻ, mong rằng quý độc giả đã nắm được phương pháp quản lý vật tư xây dựng bằng excel đơn giản và hiệu quả nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào thì hãy để lại comment cho chúng tôi biết nhé!

Tư vấn quản lý dự án Bất Động Sản xây dựng là gì ?
Nếu bạn đang khám phá tư vấn quản lý dự án Bất Động Sản xây dựng là gì thì hãy ngay lập tức truy vấn vào link bên dưới để chúng tôi cung ứng cho bạn một vài thông tin có ích nhé !
Tư vấn quản lý dự án Bất Động Sản xây dựng là gì ?

Chia sẻ:

Từ khóa tương quan
Chuyên mục

Source: https://suanha.org
Category : Vật Liệu