Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Là Gì? 3 Mẹo Nâng Tầm Khả Năng Tổ Chức Công Việc Bạn Cần Biết

Mỗi ngày, tất cả chúng ta đều có những dự tính lớn lao đang được ấp ủ cùng hàng tá việc làm nhỏ nhỏ vây quanh chờ xử lý .
Giữa guồng quay quay quồng ấy, làm thế nào để hoàn toàn có thể vừa cân đối đời sống, vừa bảo vệ việc làm và kế hoạch được triển khai rất đầy đủ và đúng hạn .

Câu trả lời chính là: Lập kế hoạch.

Và dĩ nhiên, lập kế hoạch cũng cần có kỹ năng. Nên hôm nay, hãy cùng Glints Việt Nam tìm hiểu về kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả nhé! Đây là kỹ năng này tuy có vẻ đơn giản nhưng vô cùng xịn xò đấy!

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng của một người trong việc căn cứ vào một mục tiêu đã được xác định trước, mà lập ra chiến lược, phương pháp, quy trình nhằm hiện thực hóa mục tiêu đó trong một thời gian nhất định. Kỹ năng này sẽ vạch ra một lộ trình cụ thể – có thể ngắn hạn hoặc dài hạn trước khi bắt đầu triển khai.

Kỹ năng xây dựng kế hoạch nhìn chung sẽ được biểu lộ qua những năng lực sau :

• Xác định rõ mục tiêu và thời gian cần hoàn thành.
• Đề ra chiến lược và phương pháp khả thi để hiện thực hóa mục tiêu.
• Sắp xếp các hành động theo quy trình từng bước nhằm thực hiện mục tiêu đề ra đúng hạn.

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là một kỹ năng cần thiết cho cuộc sống và công việc

Lợi ích khi có kỹ năng lập kế hoạch

Xác định thứ tự ưu tiên của các công việc

Kỹ năng này sẽ giúp bạn phân biệt được rõ việc gì nên làm trước và làm sau. Như vậy, bạn vừa bảo vệ triển khai xong tiềm năng lớn nhất, vừa không bỏ lỡ những việc làm phát sinh hàng ngày .

Sắp xếp công việc theo trình tự, khoa học và tránh chồng chéo

Công việc chồng chéo là khởi đầu của sự mất phương hướng và tiêu tốn lãng phí nguồn lực. Sắp xếp việc làm có trình tự và khoa học sẽ giúp cho quy trình thao tác diễn ra nhẹ nhàng, suôn sẻ .

Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc

Các đầu việc làm và tiềm năng chính sẽ luôn được đặt trong bảng quy trình tiến độ chung và được theo dõi trong suốt quy trình thao tác. Điều này giúp tránh thực trạng sót việc hoặc bị chậm quá trình, tác động ảnh hưởng đến tiềm năng chính .

Lợi ích khi có kỹ năng lập kế hoạch công việc

Tận dụng hiệu quả các nguồn lực

Việc tận dụng những nguồn lực sẽ giúp bạn tránh sự trùng lặp và tiêu tốn lãng phí không đáng có. Khi những đầu việc được liệt kê và sắp xếp khoa học, việc phân chia nguồn lực sẽ trở nên thuận tiện và hiệu suất cao .
Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, sức lực lao động, tài lộc và còn làm tăng hiệu suất cao việc làm .

Chủ động trong việc phát triển của bản thân

Bạn sẽ làm chủ việc bản thân ở những góc nhìn :

• Đang phát triển theo hướng nào?
• Đâu là điều bạn sẽ cần đạt được trong khoảng thời gian sắp tới?

Hơn nữa, việc lập kế hoạch cũng khiến bạn luôn phải thanh tra rà soát lại những ưu – điểm yếu kém của bản thân. Từ đó, bạn hoàn toàn có thể tăng trưởng bản thân tổng lực .

Quản lý thời gian & rủi ro hiệu quả

Việc quản trị thời hạn hiệu suất cao không chỉ giúp cho bạn không bị rơi vào cái bẫy trì hoãn mà nó còn giúp bạn phân bổ đủ thời hạn. Điều này sẽ hạn chế việc trễ hạn khi những rủi ro đáng tiếc không bình thường Open .

Có động lực thực hiện mục tiêu đề ra

Kỹ năng lập kế hoạch công việc tốt sẽ trở thành động lực để thực hiện mục tiêu đề ra. Bạn sẽ nhận thấy, việc mình đang làm giúp bạn tiến dần đến mục tiêu hơn từng ngày.

Bởi bạn chỉ cần triển khai xong những đầu việc làm nhỏ trong bản kế hoạch là bạn đã triển khai xong được 1 đoạn đường. Và nó sẽ là động lực trực tiếp nhất trong suốt hành trình dài hiện thực hóa tiềm năng lớn .

Nâng cao sự tương tác và tính đoàn kết trong tập thể

Trong thiên nhiên và môi trường thao tác tập thể, kỹ năng lập kế hoạch việc làm sẽ giúp :

• Nâng cao mối liên kết
• Tăng tính tương tác trong quá trình làm việc
• Tăng sự đoàn kết của tập thể

Lập kế hoạch giúp cho mọi người biết vị trí và vai trò của mình ở đâu trong một bức tranh lớn. Điều đó giúp họ có ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm hơn, tăng sự đoàn kết với những thành viên khác như một chỉnh thể .

Các bước chi tiết lập kế hoạch hiệu quả

Lên kế hoạch theo ngày/ tuần/ tháng/ năm 

Việc lập kế hoạch sẽ đem lại hiệu suất cao cao khi cụ thể hóa những đầu việc chi tiết cụ thể và phân chia thời hạn theo những mốc nhỏ .

Khi lập các kế hoạch dài hạn, bạn hãy vận dụng kỹ năng lập kế hoạch để có thể lập ra các bảng kế hoạch tổng quát theo năm/ tháng và cả những bảng kế hoạch phân nhỏ theo tuần/ ngày.

Với nó, bạn hoàn toàn có thể bảo vệ việc triển khai kế hoạch của bạn hoặc nhân viên cấp dưới của bạn luôn được diễn ra đúng thời hạn .

Xác định mục tiêu

Một người có kỹ năng lập kế hoạch hiệu suất cao phải là :

• Xác định rõ ràng và đúng đắn mục tiêu.
• Biết cách phân chia mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ ngắn hạn.
• Hiểu rõ các điều kiện cần và đủ để thực hiện mục tiêu.

Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm quy mô SMART để hoàn toàn có thể thuận tiện hơn trong việc xác lập tiềm năng .

• Specific – Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể
• Measurable – Mục tiêu phải đo lường được
• Attainable – Mục tiêu mang tính khả thi, có khả năng hoàn thành
• Relevant – Mục tiêu có liên quan
• Time Based – Có thời gian cụ thể để đạt mục tiêu

Tham khảo mô hình SMART trước khi bắt tay lập kế hoạch

Lập danh sách những việc cần làm

Sau khi đã xác lập và chia nhỏ tiềm năng, bạn hãy phân nhỏ vào mỗi list những việc cần làm đơn cử. Tiếp theo đó, bạn nghiên cứu và phân tích những đầu việc và ghi chú vào đó thời hạn, điều kiện kèm theo và phương pháp để thực thi chúng .

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và thời gian

Từ list trên, bạn hãy dựa vào những ghi chú để thực thi sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hài hòa và hợp lý và khoa học. Sau đó, bạn ấn định thời hạn thực thi và đặt toàn bộ chúng vào bảng tiến trình kế hoạch .

 Phân chia nguồn lực nhân sự 

Sau khi, bạn đã biết mình cần làm gì và làm như thế nào thì kỹ năng lập kế hoạch hiệu suất cao sẽ liên tục biểu lộ trong việc bạn phân chia nguồn nhân lực .
Trước hết, bạn hãy khởi đầu bằng việc hiểu rõ nguồn lực của bạn có gì .

• Nếu là cá nhân, bạn hãy trả lời câu hỏi bạn có gì và có bao nhiêu.
• Nếu là doanh nghiệp, tập đoàn thì bạn cần trả lời câu hỏi doanh nghiệp bạn có gì, có bao nhiêu và có những ai.

Lưu ý: Bạn không chỉ nắm bắt về số lượng mà bạn cũng cần phải hiểu rõ đặc điểm của từng bộ phận trong nguồn lực của mình.

Sau cùng, dựa trên sự hiểu biết này bạn hãy triển khai phân chia hài hòa và hợp lý, tiết kiệm ngân sách và chi phí, đúng nơi, đúng chỗ .
Hướng dẫn bạn cách phân bổ nguồn lực hợp lý

Tập trung triển khai theo kế hoạch đã đề ra

Kế hoạch lập ra xong và đưa vào triển khai. Và bạn đừng nghĩ rằng đến đây thì kỹ năng lập kế hoạch sẽ không còn chỗ thể hiện nhé.

Vì ngay cả trong khi tiến hành, bạn cũng luôn cần theo dõi kế hoạch, bảo vệ việc thực thi kế hoạch cũng như giải quyết và xử lý những yếu tố phát sinh kịp thời .

Linh hoạt ứng biến trong khi thực hiện kế hoạch

Kế hoạch lập ra là để triển khai theo. Nhưng có lẽ rằng bạn cũng đã biết rằng, phần nhiều không khi nào có kế hoạch nào được tiến hành đúng y chang bắt đầu .
Sự giám sát của con người là có hạn. Và những yếu tố khách quan giật mình cũng như sự đổi khác của yếu tố chủ quan yên cầu bạn phải có sự linh động để kịp thời kiểm soát và điều chỉnh .

Đừng lo lắng, linh hoạt chính là một trong các kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả đấy.

Kiểm tra, đánh giá năng lực sau mỗi tuần

Việc kiểm tra sẽ khiến bạn biết được rằng :

• Mình đang làm tới đâu?
• Liệu bạn có đi đúng theo tiến độ của kế hoạch không?
• Có vấn đề gì bất cập đang diễn ra hay không?

Bạn đừng quên nhìn nhận năng lượng thao tác sau mỗi tuần. Bởi bước này sẽ giúp bạn tiếp thêm động lực và review lại những chỗ “ lỗi thời ” trong bản kế hoạch cần kiểm soát và điều chỉnh lại .

Điều đó không có nghĩa là kỹ năng lập kế hoạch của bạn kém đâu. Nó có nghĩa là bạn đang không ngừng hoàn thiện và tốt lên từng ngày đấy!

Nâng cao kỹ năng xây dựng kế hoạch với mô hình 5W 1H 2C 5M

Phương pháp 5W 1H 2C 5M đã không còn là chiêu thức lạ lẫm gì trong nội bộ của những doanh nghiệp. Phương pháp này khá đơn thuần, thích hợp để thực hành thực tế kỹ năng xây dựng kế hoạch cá thể. Bạn hãy vấn đáp những câu hỏi sau :

• Why (Mục tiêu công việc): Tại sao bạn lập kế hoạch này?

• What (Danh sách công việc): Những công việc cụ thể bạn cần làm để đạt được mục tiêu phía trên là gì? Bạn hãy liệt kê cụ thể các đầu việc để bản kế hoạch được chi tiết hơn.
• Where (Địa điểm làm việc): Các công việc kể trên sẽ được thực hiện ở đâu? Địa điểm đó có yêu cầu gì hay không?
• When (Thời gian làm việc): Bạn sẽ làm mỗi công việc trong bao lâu? Thời điểm bắt đầu và kết thúc là gì?
• Who (Người chịu trách nhiệm): Ai sẽ là người đảm trách mỗi công việc trên? Nếu là bạn, bạn có cần sự giúp đỡ từ ai không?
• How (Cách thức thực hiện): Bạn sẽ làm nó như thế nào, bằng công cụ và tài liệu nào?

• Control (Phương pháp kiểm soát): Bạn cần kiểm soát các nội dung nào và làm sao để kiểm soát nó? Tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc là gì?
• Check (Phương pháp kiểm tra): Bạn cần kiểm tra những gì, bao lâu một lần? Bạn cần chú ý những gì khi kiểm tra và sau đó ghi chú ai là người thực hiện việc kiểm tra nếu đây là kế hoạch teamwork.

3 Mẹo nâng cao kỹ năng lập kế hoạch công việc siêu hay 

Tất cả mọi người nên đồng lòng hướng về mục tiêu

Kỹ năng lập kế hoạch hiệu suất cao thường được biểu lộ rõ ràng hơn trong khi lập kế hoạch cho nhóm. Thế nhưng, một kế hoạch có hay thế nào cũng sẽ không có ý nghĩa gì nếu mọi người không đồng lòng và cùng triển khai nó .
Vậy nên, liên kết những thành viên trong nhóm trải qua việc tiếp xúc thẳng thắn, khôn khéo là một điều rất quan trọng .

Ưu tiên thực hiện việc quan trọng trước

Sắp xếp và xác lập thứ tự trước sau bằng mức độ quan trọng của việc làm là yếu tố cốt lõi của việc lập kế hoạch .
Việc sắp xếp này cần phải có sự hòa giải giữa kế hoạch cá thể và kế hoạch nhóm, giữa tiềm năng chính và những việc làm giật mình phát sinh .

Lập kế hoạch rõ ràng trên sổ hoặc phần mềm

Bạn đừng chỉ phác họa kế hoạch trong đầu. Bạn hãy dùng các kỹ năng lập kế hoạch để phác họa chúng ra giấy hoặc phần mềm. 

Việc viết ra sẽ khiến bạn không bị “ lỡ ” quên và cho bạn cái nhìn toàn cảnh của một kế hoạch. Hơn nữa khi bạn thực sự viết ra, bạn sẽ khắc sâu hơn những chi tiết cụ thể của kế hoạch và phát hiện ra những yếu tố chưa ổn cần chỉnh sửa hoặc bổ trợ .
Lập kế hoạch ra giấy để dễ định hình lộ trình cần triển khai

Sai lầm dễ gặp khi rèn luyện kỹ năng xây dựng kế hoạch 

Kế hoạch không thực tế, không phù hợp với khả năng

Một kế hoạch tốt phải là một kế hoạch đủ tính thử thách để thôi thúc sự tăng trưởng bản thân. Tuy nhiên, kế hoạch cũng phải trong tầm với để không khiến bạn và team cảm thấy chán nản .
Đừng để chính mình và đồng đội cảm thấy nản lòng vì mãi không triển khai được dù đó chỉ là một phần tiềm năng !

Đặt mục tiêu mơ hồ và không tập trung

Như đã nói ở trên, phần cốt yếu của lập kế hoạch là xác lập tiềm năng đơn cử và chắc như đinh. Nếu bạn gặp lỗi này, kế hoạch của bạn sẽ đi tong đấy .

Lập kế hoạch quá chung chung

Kỹ năng lập kế hoạch bộc lộ rất rõ trong việc cụ thể hóa tiềm năng. Một kế hoạch chung chung sẽ chỉ khiến bạn hoảng sợ mỗi khi nhìn vào .

Coi nhẹ quá trình mà chỉ hướng đến kết quả

Việc lập kế hoạch có hai yếu tố quan trọng để giúp bạn đạt tiềm năng đúng hạn và hoàn thành xong mình hơn. Đó là quy trình và tác dụng .
Nếu bạn không chăm sóc quy trình thì bạn đã mất đi 50% quan trọng và phần có tính vững chắc nhất rồi đó .

Không chuẩn bị các phương án dự phòng

Kế hoạch dài hạn luôn tiềm ẩn đầy giật mình và rủi ro đáng tiếc. Do vậy, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng vài giải pháp dự trữ. Việc này sẽ không khi nào là thừa đâu .

Kết luận

Vậy là qua bài viết này, Glints Việt Nam đã chia sẻ đến bạn khái niệm kỹ năng lập kế hoạch là gì, các bước để lập kế hoạch và những sai lầm dễ mắc phải khi lập nó.

Sự thành công ngày mai đã nằm trong sự chuẩn bị của ngày hôm nay. Bạn cần thành thạo kỹ năng lập kế hoạch để có thể tự thiết kế cho mình những kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cho các dự định và công việc nhé!

Bài viết có hữu dụng so với bạn ?

Đánh giá trung bình 4.3 / 5. Lượt nhìn nhận : 3 Chưa có nhìn nhận nào ! Hãy là người tiên phong nhìn nhận bài viết. Chúng tôi rất buồn khi bài viết không hữu dụng với bạn Hãy giúp chúng tôi cải tổ bài viết này ! Làm sao để chúng tôi cải tổ bài viết này ?

Tác Giả

Source: https://suanha.org
Category : Sửa Nhà