Cách soạn thảo, trình bày văn bản đúng chuẩn Việt Nam trên Word - https://suanha.org - Sửa Nhà Sơn Nhà 10 Địa Chỉ Uy Tín Tại Hà Nội

ĐỪNG BỎ LỠ 1 số Sạc dự phòng chất lượng đang giảm giá, số lượng có hạn tại TGDĐ:

Soạn thảo văn bản là công việc quen thuộc của dân văn phòng, đặc biệt là cán bộ, công chức, viên chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trình bày văn bản đúng chuẩn theo quy định của Việt Nam hiện nay. (Bài viết luôn cập nhật liên tục những Quy định và Nghị định mới nhất).

Bài viết được thực hiện trên máy tính với phiên bản Word 2013, được viết đúng chuẩn theo Thông tư 01/2011/TT-BNV và cập nhật thêm những chỉnh sửa theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngoài ra cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Word 2003, 2007, 2010, 2016 với thao tác tương tự..

I. Hướng dẫn soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn Việt Nam

1. Khởi động phần mềm gõ Tiếng Việt Unikey

1 bộ gõ phím Tiếng Việt sẽ giúp bạn thực hiện văn bảng cực dễ dàng, bạn có thể sử dụng phần mềm Unikey với bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex vì nó rất ít xảy ra lỗi Font.

Bạn đang đọc: Cách soạn thảo, trình bày văn bản đúng chuẩn Việt Nam trên Word – https://suanha.org

Khởi động ứng dụng gõ Tiếng Việt Unikey

2. Các chức năng trên thanh Ribbon cần thiết cho việc trình bày văn bản

Home: Giúp bạn tùy chỉnh Fonts chữ, cỡ chữ, căn lề

Insert: Chèn bảng biểu, hình ảnh và đồ thị.

Page Layot: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.

Resfrences: Chèn mục lục, tiêu đề bảng biểu, đồ thị.

Maillings: Hỗ trợ trộn tài liệu.

Review: Chỉnh sửa cũng như comments trên tài liệu.

View: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng soạn thảo.

Trình bày văn bản

3. Thiết lập những chỉnh sửa phù hợp cho 1 văn bản chuẩn Việt Nam

Việc hiểu rõ và biết được cách thiết lập file Word chuẩn cũng như những quy tắc gõ văn bản trong Word cũng là 1 việc rất thiết yếu để có được 1 văn bản đúng chuẩn bạn nhé .

Bước 1: Chỉnh lại đơn vị tính mặc định của Word là Inches thành Centimeters (cm) bằng cách:

Vào File > Chọn Options > Chọn Advanced > Ở mục Display đổi Inches thành Centimeters (cm).

Vào File.

Vào File

Chọn Options.

Chọn Options

Chọn Advanced > Ở mục Display đổi Inches thành Centimeters (cm)

Chỉnh lại khổ giấy

Bước 3: Căn lề cho văn bản theo đúng chuẩn Việt Nam.

Vào thẻ Layout > Mục Page Setup > Chọn Margins > Chọn Custom Margins..

Chỉnh

Bước 4: Lựa chọn Fonts chữ và cỡ chữ: Kiểu chữ chuẩn là Times new Roman và cỡ chữ 13 hoặc 14

Mẹo: Để có 1 văn bản đẹp và đúng quy chuẩn thì hãy lựa chọn Font chữ cho phù hợp với hoàn cảnh và nhớ kiểm tra lại Font chữ và cỡ chữ trong đoạn văn tránh trường hợp chữ to chữ nhỏ nhé.

Chọn Font

Bước 5: Sau đó bạn tiến hành soạn thảo văn bản, sau khi soạn thảo văn bản xong bạn hãy giãn cách dòng cho toàn bộ văn bản.

Mẹo: Bạn nên soạn thảo văn bản 1 cách ngắn gọn dễ hiểu nhất, tránh viết quá dài dòng và nhớ chú ý đến lỗi chính tả nhé!!

Nhấn Ctrl +A để quét toàn bộ văn bản > Nhấn vào ô Line and Paragraph Spacing

Nhấn vào ô Line and Paragraph Spacing

Ở ô Line Spacing chọn 1,5 inches.

Xem thêm: “>Lý thuyết: Giao tiếp với hệ điều hành trang 68 SGK Tin học 10>

Line Spacing

Bước 6: Căn đều 2 bên của văn bản

Canh đều
Căn đều 2 bên của văn bản

Bước 7: Lưu File lại và hoàn thành.

XEM NGAY bộ phần mềm chính hãng, sử dụng thả ga tại Thế Giới Di Động:

II. Bố cục 1 văn bản chuẩn theo quy định của Việt Nam

Bố cục 1 văn bản chuẩn theo pháp luật của Nước Ta

Trong đó:

1: Quốc hiệu

2: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3: Số, ký hiệu của văn bản

4: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b: Trích yếu nội dung công văn

6: Nội dung văn bản

7a,7b,7c: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8: Dấu của cơ quan, tổ chức

9a,9b: Nơi nhận

10a: Dấu chỉ mức độ mật

10b: Dấu chỉ mức độ khẩn

11: Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12: Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13: Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax

15: Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

III. Các quy định cần biết khi thực hiện soạn thảo văn bản theo Quy chuẩn Việt Nam hiện nay

1. Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman

Hiện nay quy định cụ thể của phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman với bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Cỡ chữ và kiểu chữ không có lao lý chung mà nhờ vào vào từng vị trí và thành phần của văn bản .

2. Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản

Hiện nay, toàn bộ những loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 ( 210 mm x 297 mm )

Lưu ý:

Văn bản được trình diễn theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có những bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì hoàn toàn có thể được trình diễn theo chiều rộng .

3. Thay đổi cách đánh số trang văn bản

Số trang văn bản phải được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất .

4. Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản

Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản là tên chính thức, rất đầy đủ của cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước của người có thẩm quyền phát hành văn bản .
Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản gồm có : tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp .
Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố thường trực Trung ương hoặc Q., huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị xã nơi cơ quan đóng trụ sở .
Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng .
Tên cơ quan phát hành văn bản được trình diễn chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13 .
Những cụm từ được viết tắt :

Nghị quyết (cá biệt): NQ

Quyết định (cá biệt): QĐ

Chỉ thị (cá biệt): CT

Quy chế: QC

Quy định: QyĐ

Thông cáo: TC

Thông báo: TB

Hướng dẫn: HD

Chương trình: CTr

Kế hoạch: KH

Phương án: PA

Đề án: ĐA

Dự án: DA

Báo cáo: BC

Biên bản: BB

Tờ trình: TTr

Hợp đồng: HĐ

Công văn

Công điện: CĐ

Bản ghi nhớ: GN

Bản cam kết: CK

Bản thỏa thuận : TTh

Giấy chứng nhận: CN

Giấy ủy quyền: UQ

Giấy mời: GM

Giấy giới thiệu: GT

Giấy nghỉ phép: NP

Giấy đi đường: ĐĐ

Giấy biên nhận hồ sơ: BN

Phiếu gửi: PG

Phiếu chuyển: PC

Thư công

5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành .
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ khái quát được nội dung hầu hết của văn bản .

Lưu ý:

Tên loại và trích yếu được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm.

Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ 13 đến 14, đứng, đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

6. Bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản

Căn cứ phát hành văn bản ghi không thiếu tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan phát hành, ngày tháng năm phát hành và trích yếu nội dung văn bản

Lưu ý:

Luật và Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành.

Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14 trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Sau đó mỗi địa thế căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy, dòng sau cuối kết thúc bằng dấu chấm .

7. Chữ ký của người có thẩm quyền

Nghị định mới đã bổ trợ chữ ký số của người có thẩm quyền .

Lưu ý:

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (. png ) nền trong suốt ; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký .

8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

Phần này là phần mới được thêm vào nên bạn hãy quan tâm đừng bỏ sót phần này nhé
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên văn bản kèm theo văn bản chính thực thi như sau :
– Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực thi ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo ;
– Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải triển khai ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên văn bản kèm theo. Vị trí : góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo .

Lưu ý:

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kich thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

Xem thêm: TOP 5 Laptop màn hình cảm ứng chất lượng, giá tốt nên mua 2023 | Nguyễn Kim | Nguyễn Kim Blog

9. Bổ sung quy định về Phụ lục

Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có hướng dẫn về Phụ lục đó .

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số …/…-… ngày …. tháng ….năm ….) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản

Lưu ý:

Không thực hiện chữ ký số lên Phụ lục.
Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.

Đó là cách soạn thảo, trình diễn cũng như pháp luật của việc viết 1 văn bản chuẩn Nước Ta mà Thế Giới Di Động đã tìm hiểu và khám phá, và những Quy định và Nghị định trong bài viết sẽ được update liên tục, mới nhất. Nếu có bất kể vướng mắc nào bạn hãy để lại phản hồi bên dưới, còn nếu thấy hay hãy san sẻ cho mọi người cùng xem nhé. Chúc bạn thành công xuất sắc ! !

Source: https://suanha.org
Category : Máy-tinh