Kỹ Năng Giao Tiếp Qua Điện Thoại: 10 Nghệ Thuật Không Nên Bỏ Qua

Vậy nên, việc trang bị cho mình kỹ năng gọi điện thoại để có cuộc trò chuyện “mượt như bơ” và ứng phó những huống là rất cần thiết. Cùng Glints Việt Nam bỏ túi những bí kíp đó nhé!

Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp qua điện thoại trong kinh doanh

Ngày nay, những cuộc gọi qua điện thoại được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau:

• Dành cho việc kinh doanh, giao tiếp với khách hàng để mời chào sản phẩm và dịch vụ hiện có đến những đối tượng khách tượng khách hàng tiềm năng và chốt đơn.
• Trực điện thoại tổng đài.
• Chăm sóc khách hàng 24/24.
• Cuộc gọi cần sự hỗ trợ tư vấn nhanh.

Vậy nên, kiến thức và kỹ năng gọi điện thoại rất thiết yếu để Giao hàng cho nhóm ngành này. Mục tiêu là để giữ mối quan hệ với khách hàng hay tạo link với khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp .

10 kỹ năng gọi điện thoại cho khách hàng bạn nên biết

Trước khi gọi điện thoại cho khách hàng

Cân nhắc thời gian gọi điện phù hợp

Thời gian để triển khai cuộc gọi trao đổi rất quan trọng. Vì nó sẽ tác động ảnh hưởng đến năng lực thành công xuất sắc của mục tiêu bạn mong ước. Bạn nên tránh các khung giờ như sáng sớm, giờ trưa hay buổi tối muộn. Vì đây là khoảng chừng thời hạn nghỉ ngơi hoặc thao tác của khách hàng .
Cách tiếp xúc với khách hàng qua điện thoại cần được đong đếm thời hạn thích hợp .

Khoảng thời gian để gọi điện thoại thường là 10:00 – 11:30 hoặc 15:00 – 16:00. Thời lượng cuộc trò chuyện không quá 10 phút trừ khi khách hàng muốn được tư vấn, cung cấp thêm thông tin.

Vì lê dài thời lượng gọi điện khi không thiết yếu hoàn toàn có thể khiến khách hàng cảm thấy không dễ chịu .
Kỹ năng gọi điện thoại là yếu tố quan trọng giúp thuyết phục khách hàng tiềm năng

Chuẩn bị trước nội dung cần trao đổi

Trước khi cuộc gọi được thực hiện, bạn nên chuẩn bị sẵn nội dung hội thoại. Đây là một trong những kỹ năng gọi điện thoại cần có để tránh bối rối, lắp bắp, tốn nhiều thời gian để suy nghĩ.

Đồng thời, cách này cũng sẽ tránh làm mất thời hạn của người nghe mà không vào được trọng điểm. Điều này dễ khiến cho khách hàng không muốn liên tục lắng nghe, khước từ hoặc thậm chí còn ngắt liên kết .
Bạn nên sắp xếp trình tự các mục trước khi nói để chắc rằng không có cụ thể nào bị bỏ sót. Thậm chí, bạn cũng nên học thuộc ngữ cảnh để cuộc hội thoại diễn ra suôn sẻ và không quên xác nhận lại thông tin cho khách hàng trước khi kết thúc cuộc trò chuyện .

Chuẩn bị sổ để ghi chép về cuộc gọi

Trong quy trình tư vấn cho khách hàng sẽ có 1 số ít thông tin quan trọng cần quan tâm, bạn sẽ ghi chú lại một số ít vướng mắc của khách hàng để dữ thế chủ động giải đáp và tương hỗ họ .
Đồng thời việc viết lại những thông tin nhằm mục đích mục tiêu khai thác, chớp lấy nhu yếu của khách hàng, thuận tiện cho việc chăm nom hay marketing tương thích .

Trong khi gọi điện thoại cho khách hàng

Xưng danh tính và mục đích cuộc gọi rõ ràng

Khi thực thi cuộc gọi, bạn cần chào hỏi và ra mắt với khách hàng ( tên, tên công ty, chức vụ … ) .
Cách chuyện trò điện thoại phải mở màn ngắn gọn để người nghe biết được đối tượng người dùng mình đang trò chuyện là ai, mục tiêu là gì. Sau khi khách hàng nắm được thông tin cơ bản, tiếp đến bạn phải liên tục nêu mục tiêu cuộc hội thoại .
Trước khi liên tục nêu mục tiêu cuộc hội thoại, bạn nên hỏi một cách lịch sự và trang nhã trước rằng họ có đang tiện để nghe điện thoại hay không. Nếu họ đồng ý muốn liên tục lắng nghe, bạn hãy nêu mục tiêu và nội dung cuộc gọi muốn hướng đến .
Trường hợp họ không tiện trò chuyện điện thoại, bạn hãy hẹn gọi lại vào lần sau để tránh dẫn đến việc làm phiền khách hàng .

Thể hiện thái độ thân thiện, tích cực

Tuy trò chuyện qua điện thoại khách hàng sẽ không mặt đối mặt để thấy thái độ của bạn trực tiếp, nhưng họ hoàn toàn có thể cảm nhận được trải qua ngôn từ giọng nói .

Vậy nên hãy dùng thái độ tích cực, niềm nở khi cuộc gọi diễn ra. Đây cũng là một trong những kỹ năng gọi điện thoại cực kỳ quan trọng mà bạn phải nắm.

Giọng nói dễ hiểu, truyền cảm hứng với tốc độ vừa phải

Cách bạn chuyện trò với khách hàng sẽ quyết định hành động người nghe có muốn liên tục cuộc trò chuyện hay không .
Một giọng nói truyền cảm nhẹ nhàng sẽ mang lại sự tự do hơn là giọng nói không dễ chịu. Đây chính là nghệ thuật và thẩm mỹ trò chuyện qua điện thoại .
Và bạn cũng không nên vì thuộc ngữ cảnh mà nói như robot được lập trình. Điều đó làm cho khách hàng không cảm nhận được xúc cảm chân thành trong lúc bạn truyền tải .
Ngoài ra khi truyền tải thông tin đến người nghe, bạn nên nói nhã nhặn và rõ nội dung, hạn chế sử dụng từ ngữ chuyên ngành, xen kẽ hai ngôn từ .

Luôn có sự tương tác và không để khách hàng độc thoại

Khi khách hàng là người dữ thế chủ động gọi điện đến, họ thường chuẩn bị sẵn sàng các nội dung và đi thẳng vào yếu tố và mong ước giải đáp vướng mắc .

Khi lắng nghe, bạn nên đáp lại họ như “Dạ vâng”, “Anh/chị cần em hỗ trợ gì ạ?” cùng giọng nói nhẹ nhàng để khách hàng biết rằng bạn vẫn đang lắng nghe họ. Đây là một kỹ năng nghe điện thoại cực kỳ quan trọng mà bạn cần phải nắm.

Không làm việc riêng khi nói chuyện

Khi trò chuyện điện thoại, bạn tuyệt đối không được thao tác riêng như lướt web, ẩm thực ăn uống, …
Vì hoàn toàn có thể bạn sẽ :

• Bỏ lỡ câu hỏi của khách hàng hay thậm chí là nội dung quan trọng của cuộc gọi điện
• Tạo ấn tượng xấu vì khách hàng có thể nhận ra điều đó và đánh giá bạn không tôn trọng họ.

Nghiêm trọng hơn, họ sẽ phản hồi lại phía công ty về cách tiếp xúc qua điện thoại và thái độ của bạn. Đừng để tác động ảnh hưởng đến quyền lợi tập thể chỉ vì sự thiếu chuyên nghiệp của bạn nhé !

Đọc thêm: 5+ Kỹ Năng Telesales Thành Công & Các Nghề Telesales Có Thu Nhập “Khủng”

Không gác máy đột ngột

Khi cuộc trò chuyện dẫn đến hồi kết, bạn nên để khách hàng gác máy trước. Vì nếu bạn làm điều đó trước sẽ vô tình khiến họ cảm thấy không dễ chịu. Và điều này bộc lộ thái độ không chuyên nghiệp trong việc làm của bạn .
Nghệ thuật tiếp xúc qua điện thoại là cả một quy trình. Cho dù đó chỉ là việc kết thúc đoạn hội thoại như thế nào, thì bạn cũng cần phải học và tự mình rút ra kinh nghiệm tay nghề .

Tóm tắt lại nội dung và chào tạm biệt trước khi kết thúc

Trước khi kết thúc cuộc gọi, bạn nên tóm tắt lại nội dung cuộc gọi để khách hàng nắm chắc các nội dung đã trao đổi. Việc này cũng giúp bạn và khách hàng kiểm tra, xác nhận thông tin để tránh sai sót về sau .
Và điểm cộng lớn cho bạn đó chính là lời chào tạm biệt. Ví dụ như “ Cảm ơn anh / chị đã lắng nghe ”, “ Dạ em chào anh / chị ”, …
Những câu chào này biểu lộ sự chân thành khi họ dành thời hạn để lắng nghe bạn. Điều này giúp cho tâm trạng khách hàng thấy tốt hơn, tự do và cảm thấy bạn là người chu đáo trong việc làm .
Thể hiện thái độ thân thiện, tích cực trong quá trình giao tiếp với khách

Một số lưu ý trong cách nói chuyện qua điện thoại với khách hàng

Trau dồi kỹ năng và kiến thức tiếp xúc qua điện thoại là một trong những cách giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn nhưng vẫn đạt được hiệu suất cao trong việc làm trải qua trao đổi, hợp tác .

Và đây là một số lưu ý nho nhỏ trong cách nói chuyện với khách hàng qua điện thoại giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn:

• Không nên nhầm lẫn tên khách hàng. Đây là điều tối kỵ. Vậy nên nếu không biết tên, bạn hãy hỏi khách hàng của mình.
• Không nói những điều khi bản thân không chắc chắn hay hiểu rõ để tránh những sai lầm không đáng có.
• Tránh chuyển cuộc gọi cho nhiều người nói chuyện để tránh sự nhầm lẫn người trao đổi.
• Cố gắng hoàn thành một cuộc gọi trước khi bắt đầu cuộc gọi khác. Bạn không nên nghe hai cuộc gọi cùng một lúc dẫn đến nhầm lẫn trong trao đổi, không giải quyết được vấn đề. Đây cũng là cách nghe điện thoại bạn cần phải học để khách hàng cảm thấy được tôn trọng.
• Không đưa ra yêu cầu gọi lại sau và lãng quên nó.
• Luôn thể hiện sự nhiệt tình dù họ không phải khách hàng tiềm năng của bạn.
• Không đổ lỗi, tranh cãi với khách hàng khi có hiểu lầm, dùng sự hòa nhã giải thích với khách hàng.

Không đổ lỗi, tranh cãi với khách hàng

Tổng kết

Vậy là Glints Việt Nam đã chia sẻ cho bạn những bí kíp về kỹ năng gọi điện thoại giúp bạn chinh phục trái tim của khách hàng thông qua các kỹ năng nghe và trả lời điện thoại.

Hy vọng những san sẻ có ích trên đây của Glints Nước Ta sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức và kỹ năng tiếp xúc qua điện thoại với khách hàng hiệu suất cao hơn nhé !
Bài viết có hữu dụng so với bạn ?

Đánh giá trung bình 3.1 / 5. Lượt nhìn nhận : 7 Chưa có nhìn nhận nào ! Hãy là người tiên phong nhìn nhận bài viết. Chúng tôi rất buồn khi bài viết không hữu dụng với bạn Hãy giúp chúng tôi cải tổ bài viết này ! Làm sao để chúng tôi cải tổ bài viết này ?

Tác Giả

Source: https://suanha.org
Category : Tư Vấn