WBS Là Gì? Kiến Thức Cơ Bản Và 3 Bước Xây Dựng WBS

Sự thành công hay thất bại của dự án phụ thuộc rất nhiều ở người quản lý. Chính vì thể WBS xuất hiện trở thành một công cụ đắc lực hiệu quả cho các nhà quản lý dự án. Vậy WBS là gì? Theo dõi bài viết dưới đây của BachkhoaWiki để được giải đáp nhé.

WBS là gì?

WBS là viết tắt của từ gì?

WBS là viết tắt của Work breakdown structure có nghĩa là cấu trúc phân loại công việc .

Advertisement

WBS là gì? Phân chia công việc là gì?

WBS là một chiêu thức hữu hiệu để nghiên cứu và phân tích cấu trúc công việc khi tạo ra một dự án nào đó. Work package là đơn vị chức năng công việc nhỏ nhất được phân tách, cũng là nguồn dùng để lập schedule cho dự án .
Trong PMBOK phải liên tục phân tách work package thành những activities, và từ đó ước đạt được khoảng chừng thời hạn và nguồn resource thiết yếu .
Advertisement

Work package là gì? Gói công việc là gì?

Như đã nói ở trên đơn vị chức năng công việc nhỏ nhất được gọi là những gói công việc ( Work package ) và được dùng cho mục tiêu lập lịch trình dự án .
Advertisement

Chúng ta cần chia tách tiếp những gói công việc này thành những hoạt động giải trí riêng không liên quan gì đến nhau để theo đó ước đạt nguồn lực và khoảng chừng thời hạn thiết yếu. Từ đó năng lực dự án cũng được bảo vệ thành công xuất sắc hơn .

Các dạng phân chia công việc của WBS

Mỗi Lever giảm dần trong WBS đều đại diện thay mặt cho một định nghĩa cụ thể về công việc dự án .
Mỗi cấu trúc WBS hoàn toàn có thể được tạo ra trải qua nhiều cách tiếp cận khác nhau .
Một số chiêu thức thông dụng như tiếp cận từ trên xuống, sử dụng theo hướng dẫn đơn cử của từng tổ chức triển khai, công ty và sử dụng những mẫu WBS có sẵn .
Cách tiếp cận từ dưới lên thường được sử dụng để nhóm những thành phần con lại với nhau .
Cấu trúc WBS hoàn toàn có thể được màn biểu diễn dưới nhiều dạng, đơn cử như :

• Sử dụng các giai đoạn (phase) của vòng đời dự án làm mức phân tách thứ hai, với các sản phẩm và giao phẩm dự án được chèn ở cấp thứ ba

• Sử dụng các giao phẩm chính là mức phân tách thứ hai.

• Kết hợp các thành phần con lại sẽ giúp cho sự phát triển bởi các tổ chức bên ngoài nhóm dự án, chẳng hạn như những công việc thực hiện theo hợp đồng.

Người bán sau đó sẽ tăng trưởng WBS của hợp đồng như một phần của công việc đã được ký hợp đồng trước đó .

Lợi ích của việc sử dụng WBS là gì?

• Tạo tư duy, nhận thức chung trong công việc: Thông qua WBS, những nội dung công việc trong dự án sẽ trở nên minh bạch hóa từ đó hoàn toàn có thể giảm được tối thiểu việc phát sinh xô lệch về những khoanh vùng phạm vi công việc với người đứng đầu đảm nhiệm công việc đó .
• Xây dựng lịch trình cho dự án: Bằng cách sử dụng WBS phân tách công việc, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể nhìn rõ được thời hạn cũng như nguồn lực cho từng trách nhiệm và từ đó có kế hoạch phân chia cho từng trách nhiệm đó .
• Giảm rủi ro đáng tiếc trong dự án :Việc xây dựng một WBS hiệu suất cao sẽ giúp nhận định và đánh giá sớm những vấn để trong dự án. Khi một yếu tố dù tốt hay xấu được phản ánh lên trong WBS, với tư cách là người quản trị tất cả chúng ta hoàn toàn có thể nhanh gọn nhìn nhận được tầm ảnh hưởng tác động của nó tới hàng loạt tiến trình trải qua cấu trúc phân cấp công việc .

Các bước để xây dựng bảng công việc WBS cho dự án

Xác định công việc

Trước khi tạo WBS chúng ta cần biết thời gian cần thiết cho khối công việc này. Nếu ta không làm rõ phạm vi công việc thì sẽ không xác định được thời gian cần thiết nên dành cho nó.

Do đó việc làm rõ ra khoanh vùng phạm vi công việc là một điều vô cùng quan trọng .
Lúc này, tất cả chúng ta cần quan tâm đến tranh luận và được sự chấp thuận đồng ý của người đảm nhiệm .
Thông thường thì PM sẽ tạo ra WBS, nhưng thường hay bị phát sinh ra sự chênh lệch thời hạn so với người đảm nhiệm trong trong thực tiễn .
Nên tiên quyết là phải bàn luận và nhận được sự đồng ý chấp thuận của người đảm nhiệm, để giảm những phát sinh những khoảng chừng lệch đó .

Thiết lập trình tự công việc

Khi công việc đã được xác lập, ta sẽ thực thi thiết lập trình tự công việc. Trước hết cần phải phân biệt được sự phụ thuộc vào giữa những công việc với nhau .
Ta sẽ hoàn toàn có thể thấy được critical path sau khi việc thiết lập trình tự công việc .
Critical path là một chuỗi công việc thực thi từ trái sang phải khi thực thi dự án. Nếu xảy ra phát sinh chậm trễ trên những critical path sẽ dẫn đến một số ít chậm trễ của dự án ngay lập tức .
Do đó, tiên quyết là phải nhấn mạnh vấn đề những critical path, để hoàn toàn có thể nhận thức rõ ràng hơn về tầm quan trọng của chúng .

Cấu trúc hóa công việc

Sau khi công việc được sắp xếp theo thứ tự, bước tiếp theo chắc như đinh là cấu trúc nó .
Phân chia những công việc cùng Lever, rồi lọc ra những công việc children cùng Lever ở bên dưới. Nếu cộng dồn những công việc level children vào thì sẽ ra level parent .
Hay nói ngược lại, công việc level parent được phân tách từ công việc level children. Bằng cách cấu trúc hóa công việc như trên, tất cả chúng ta sẽ tránh được việc bị sơ sót công việc .

Công cụ để xây dựng WBS

Excel

Excel là ứng dụng bảng tính của Microsoft. Nhiều sử dụng Excel để tạo WBS vì nó vô cùng thông dụng trong công việc hàng ngày .
Đặc điểm điển hình nổi bật của Excel là thuận tiện tạo và dán bất kỳ thứ gì. Bên cạnh đó việc nhập data và thao tác và share cũng thuận tiện .
Nhiều mẫu WBS Excel cũng có sẵn, do đó phần đông vô cùng thuận tiện để tạo WBS. Nếu đang đắn đo đừng ngại thử sử dụng một mẫu Excel và tùy chỉnh nó theo dự án của bạn xem sao nhé .

Phần mềm WBS

Các công cụ web để tạo WBS thường đi kèm với những biểu đồ Gantt và được gọi chung là công cụ quản trị dự án .
Bạn hoàn toàn có thể thuận tiện tạo WBS hiệu suất cao bằng cách nhập những nội dung công việc và khoảng chừng thời hạn thiết yếu .
Ngoài ra, 1 số ít công dụng khác cũng sẽ giúp bạn quản trị những công việc và schedule .
Vì vậy hãy thử sử dụng những công cụ web tương thích với dự án của bạn nhé .

WBS template

Bạn cũng thể thuận tiện tạo WBS bằng WBS template. Tuy nhiên Wrike sẽ là ứng dụng thuận tiện hơn cho bạn .
Wrike không chỉ cung ứng giải pháp về quản trị dự án, mà còn phân phối về marketing, creative và những bước tăng trưởng mẫu sản phẩm .
Ngoài WBS và Gantt, người quản trị dự án còn hoàn toàn có thể thuận tiện theo dõi sự phân chia và hiệu suất của những resource .

Biết được nỗ lực cần thiết cho mỗi nội dung công việc là bao nhiêu, có thể giúp bạn sử dụng các nguồn một cách hiệu quả.

Xem thêm :
Trên đây là hàng loạt thông tin xoay quanh câu hỏi WBS là gì. Nếu thấy hay và hữu hãy giúp BachkhoaWiki like và san sẻ bài viết đến mọi người nhé .

Source: https://suanha.org
Category : Sửa Nhà