Nghi thức xử sự trong giao tiếp – Tài liệu text

Hoa bông thường cá nhân tặng cá nhân, nhưng ý nghĩa hoàn toàn khác với hoa bó. Ở đây

người tặng hoa muốn nói với người nhận hoa rằng tình cảm chỉ dành riêng cho nhau, không

chia sẻ cho ai khác. Và chính vì vậy, hoa bông thường dùng để tặng cho người mình yêu. Tuy

nhiên, trong thực tế mọi người với các mối quan hệ khác nhau vẫn có thể tặng nhau hoa bông,

điều đó vẫn có thể mang sắc thái gần gũi, thân tình.

– Hoa dây:

Hoa dây là loại hoa đẹp đặc trưng của một dân tộc, các bông được xâu vào một dây vòng

tròn to để quàng vào cổ khách quý. Trong quan hệ ngoại giao, theo tập tục của một số nước

châu Á (Ấn Độ, Lào, Campuchia, Thailan, Myanma…) người ta thường tặng hoa dây cho

thượng khách (nguyên thủ quốc gia) bằng cách quàng qua cổ khách một vòng hoa dây sau khi

đã chào, bắt tay, ôm hôn.

Trong giao tiếp người ta hay dùng nhiều đồ vật như bưu ảnh, hoa, đồ trang sức…để tặng

cho nhau. Những đồ vật này thường trở thành vô giá đối với người được tặng bởi chúng chứa

đựng tình cảm, mong muốn của người tặng. Có người suốt đời nâng niu, trân trọng một chiếc

bút, một tấm hình, một cuốn sổ tay với những dòng lưu niệm…

Như vậy, quà tặng là một phương tiện biểu hiện tình cảm và thái độ một cách tinh tế. Để

làm tốt công việc tặng quà, cần lưu ý một số điểm sau:

– Khi tặng quà phải chú ý đến nhu cầu, sở thích của người được tặng.

– Quà tặng phải phù hợp với mối quan hệ giữa người tặng và bên được tặng.

– Quà tặng cũng cần thể hiện được thái độ nghiêm túc và chân thành. Có thể sử dụng sản phẩm của

địa phương hoặc của công ty làm quà tặng => như vậy không những thể hiện được tình cảm

chân thành mà còn có ý nghĩa quảng cáo.

– Cách tặng quà không nên cầu kỳ, phô trương, mà nên đơn giản, thể hiện sự chân thành

và

nghiêm túc của người tặng.

– Quà tặng thường được gói gém cẩn thận. Khi nhận quà bạn cần tỏ thái độ vui vẻ và đừng quên

cảm ơn người tặng. Nếu quà tặng được gửi qua đường bưu điện hoặc qua người khác thì bạn cần

gọi điện hoặc gửi thư để nói lời cảm ơn. Không nên mở quà ra ngay mà hãy để khách ra về, trừ

trường hợp người tặng đề nghị bạn làm điều đó.

2.7. Sử dụng xe hơi

– Vị trí ngồi trong xe:

Theo nghi thức ngoại giao, vị trí ngồi trên xe có qui ước rất cụ thể. Thông thường có hai

người và đều được bố trí ngồi dãy ghế phía sau. Người được tôn trọng ưu tiên bao giờ cũng

được ngồi ở vị trí thuận lợi hơn, an toàn hơn. Vị trí đó ở phía hè đường, không có xe chạy

ngược chiều, không bị chắn bởi lái xe. Người ít được ưu tiên được bố trí ngồi ở phía lòng

đường, có xe chạy ngược chiều và trước mặt là lái xe. Trong trường hợp này người lái xe phải

mở cửa cho hai người ưu tiên lên và xuống xe.

Nếu có người thứ ba cùng đi, thì đó thông thường là người giúp việc, phục vụ (vệ sĩ,

hướng dẫn, phiên dịch, trợ lý…) và vị trí ngồi của họ ngang hàng với lái xe. Trong trường hợp

này, người phục vụ phải mở cửa xe cho người ưu tiên thứ nhất và thứ hai lên hoặc xuống xe.

Nếu quan hệ bình đẳng (bạn bè, đồng nghiệp) hoặc không coi trọng nghi thức ngoại

giao, không nhất thiết phải sắp đặt như trên. Mà cần bố trí ngồi một cách hài hoà, tế nhị để tạo

ra bầu không khí chan hoà vui vẻ. Nếu là nam giới và nữ giới thì nam mở cửa xe cho nữ lên

trước rồi vòng về phía bên kia tự mở để lên xe. Khi xuống xe nam xuống trước và đi vòng về

bên kia mở cửa cho nữ xuống xe.

2.8. Tiếp xúc nơi công cộng

Nơi đông người nên khéo léo tiếp xúc trò chuyện với những người xung quanh không nên

chỉ tập trung vào một vài người.

Không nên thể hiện tình cảm quá đặc biệt với một người trước mặt mọi người.

Nói rõ ràng mạch lạc, không quá lớn, không thì thầm lí nhí hoặc ghé tai người khác, nói

tiếng lóng, tiếng nước ngoài.

Không chỉ trỏ, khua chân múa tay.

Tránh những lời bình phẩm không lịch sự về đời tư, diện mạo, trang phục, sự ly hôn, bệnh

tật của người khác trước mặt mọi người.

Nếu đến thăm người bệnh nên tỏ ra lạc quan, vui vẻ, động viên họ là chủ đề chính. Tránh

đề cập tới những chuyện sợ hãi, không tốt lành, dù điều đó có hoặc không liên quan đến người

bệnh.

Hạn chế đến mức tối đa, hoặc cố gắng rèn luyện để gạt bỏ những cố tật, thói quen không

đẹp mắt trước mặt mọi người, như gãi đầu, dụi mắt, ngoáy tai, ngáp dài, khịt mũi…

3. Nghi thức tổ chức tiếp xúc và chiêu đãi

Mục tiêu:

– Trình bày được khái niệm tiếp xúc, khái niệm tiệc và tầm quan trọng của công tác tiếp

xúc. – Liệt kê được một số hình thức tiếp xúc và yêu cầu khi thực hiện tiếp xúc.

– Trình bày được quy trình tổ chức tiếp xúc trực tiếp.

– Phân biệt được các loại tiệc thông dụng hiện nay.

– Vận dụng những kiến thức trên trong quá trình tổ chức và tham dự tiếp xúc và chiêu

đãi.

– Cẩn thận, nghiêm túc khi tổ chức và tham dự tiếp xúc và chiêu đãi.

3.1. Tổ chức tiếp xúc và tham dự tiếp xúc

3.1.1. Tầm quan trọng của công tác tiếp xúc

Tiếp xúc là một hình thức gặp gỡ có hẹn trước hoặc không được hẹn trước dưới nhiều

hình thức. Trực tiếp hoặc gián tiếp, chính thức hoặc không chính thức của tập thể hay cá nhân

gồm 2 thành phần chính là chủ và khách.

Những cái bắt tay, những câu chào hỏi ban đầu, cách giới thiệu về mình, cách thăm hỏi

khách…đều là tiếp xúc ban đầu gây ấn tượng rất mạnh ảnh hưởng đến công việc sau này.

3.1.2. Một số hình thức tiếp xúc

3.1.2.1. Tiếp xúc gián tiếp

Thường là những cuộc tiếp xúc để tìm hiểu hoặc chuẩn bị cho một cuộc gặp gỡ trực tiếp.

Dạng tiếp xúc này thông thường qua điện thoại, thư tín, tài liệu, qua con đường ngoại giao, hoặc

qua các cá nhân, cơ quan đã có dịp tiếp xúc hoặc có mối quan hệ với đối tượng này.

Tiếp xúc qua điện thoại là một dạng phổ biến hiện nay. Người nhận điện thoại trong

trường hợp này phải nắm được các thông tin cần thiết sau: tên tuổi, cấp bậc của khách; họ gọi

đến có việc gì; số lượng khách; ngôn ngữ giao tiếp; thời gian xin gặp; địa điểm cần gặp; người

gọi điện đến; những thông tin khác.

Khi tiếp xúc cần nắm chính xác tên, số điện thoại. Nếu chưa rõ phải hỏi lại, yêu cầu đánh

vần cho đúng (nhất là tên người nước ngoài) tránh tâm lý ngại phiền khách. Không được phỏng

đoán, suy diễn con số cũng như tên người.

3.1.2.2. Tiếp xúc trực tiếp

– Chuẩn bị phòng đón khách.

Tùy theo mức độ trọng thị, số lượng người tham dự để chuẩn bị phòng tiếp xúc cho phù

hợp. Song dù ở mức độ nào thì phòng tiếp xúc cũng phải đảm bảo một số tiêu chuẩn sau đây:

+ Đường đi từ nơi đỗ xe đến phòng tiếp xúc không xa, dễ dàng, thuận tiện, môi trường

cảnh quan sạch đẹp, đảm bảo an toàn.

+ Phòng tiếp xúc không quá rộng, quá chật, yên tĩnh và an toàn. Trong phòng phải sáng

sủa, thoáng mát, khô ráo, sách sẽ, lịch sự.

+ Màu sắc, ánh sáng trong phòng hài hòa, trang nhã, sang trọng, tiện nghi, bàn ghế đồng

màu, đồng bộ, đồng kiểu, kê đặt ngày ngắn, thẳng hàng. Số lượng ghế vừa đủ cho các thành

viên tham dự tiếp xúc.

+ Bàn ghế trong phòng có thể kê theo hình chữ T,U,I hay hình ô van (0).

+ Mặt bàn thường trải khăn đồng màu, phủ kín xuống sàn. Trên mặt bàn thường dùng

hoa tươi. Không dùng hoa lọ, mà đặt hoa lẵng nhỏ hay hoa đĩa thấp, cách nhau khoảng 2 đến 3

mét một lẵng (tùy theo độ dài ngắn của bàn). Chú ý, lẵng hoa trước mặt hai trưởng đoàn phải to

và đẹp nhất vì đây là trung tâm trang trí của bàn tiếp xúc. Dù lẵng hoa to, đẹp đến mấy cũng

không được che khuất mặt của người tiếp xúc.

– Chuẩn bị đón khách.

+ Chuẩn bị thành phần đón khách: Trưởng đoàn đón khách có thể là trưởng đoàn tiếp

khách, có thể là người được ủy quyền. Tuy nhiên người được ủy quyền chỉ được thấp hơn

trưởng đoàn tiếp khách một bậc.

+ Chuẩn bị phương tiện đón khách: Phương tiện đón khách phải căn cứ vào khoảng cách

từ cơ quan đến nơi đón đoàn khách, số lượng khách trong đoàn. Nếu đoàn đông, quan trọng cần

lưu ý là: trưởng đoàn bố trí xe riêng, có hướng dẫn, phiên dịch. Xe dành cho các thành viên

trong đoàn, xe chuyên chở hành lý…

– Đón khách

Có nhiều hình thức đón khách. Có thể ra tận chân cầu thang, máy bay, ga tàu để đón

khách…có thể tổ chức đón khách ở phòng đón khách tại sân bay, ga tàu…cũng có thể đưa đoàn

về tận cơ quan mới tổ chức nghi thức đón khách. Sử dụng hình thức nào là tùy thuộc vào mức

độ quan hệ, theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thoả thuận của cả hai phía

trong các cuộc trao đổi chuẩn bị trước đó. Dù hình thức nào, cả hai phía cần thể hiện phong

cách giao tiếp lịch sự văn minh, thái độ trọng thị, cởi mở và thiện chí.

Hình thức đón khách: trang trọng, ngắn gọn, không bày đặt nhiều chi tiết rườm rà và đặc

biệt đoàn chủ nhà phải trong tư thế sẵn sàng đón khách ít nhất là trước 10 đến 15 phút. Các

thành viên đi đón đoàn ăn mặc lịch sự, xếp hàng theo thứ tự, đứng đầu là trưởng đoàn, tiếp đó là

các thành viên từ cao xuống thấp (theo mức độ quan trọng). Trưởng đoàn, chủ nhà chủ động

chào, chúc mừng trưởng đoàn khách và chìa tay, bắt tay, ôm hôn tặng hoa trưởng đoàn…

– Tổ chức tiếp xúc

Mở đầu cuộc tiếp xúc:

Trưởng đoàn chủ nhà thăm hỏi xã giao, chúc mừng, cảm ơn đoàn đã đến thăm và làm việc

với đơn vị.

Trưởng đoàn hai phía thường tự giới thiệu thành viên của đoàn. Các thành viên khi được

giới thiệu phải đứng lên cúi chào mọi người, phía chủ nhà giới thiệu trước, phía khách giới

thiệu sau. Nếu cả hai không ai là chủ, là khách mà gặp gỡ ở nơi khác thì bên nào chủ động mời,

đề xuất cuộc tiếp xúc thì tự giới thiệu trước.

Sau lời giới thiệu là trao danh thiếp (card- visit). Việc trao danh thiếp cũng phải thể hiện

thái độ tôn trọng theo đúng mức độ quan hệ. Nhận danh thiếp nên nhìn kỹ chức vị rồi đặt trên

mặt bàn hoặc cho vào túi áo ngực.

– Trao đổi tiếp xúc

Vào nội dung cuộc tiếp xúc, trưởng đoàn hai bên thường đưa ra quan điểm, ý kiến của

mình. Khi có người phát biểu ý kiến, các thành viên tham gia tiếp xúc cần ngồi ngay ngắn,

nghiêm túc, chú ý lắng nghe và ghi chép đầy đủ.

Cần hết sức chủ động, tự tin, linh hoạt và bình tĩnh khi tham gia phát biểu ý kiến trong

các cuộc tiếp xúc. Vì đây không phải là cuộc tranh luận thắng thua, phải trái mà là cuộc trao đổi

thẳng thắn, nghiêm túc, bình đẳng hướng tới sự đồng thuận và mang nặng chất nhân văn (nét

văn hóa và tình người).

Không ngả đầu về phía sau hay lao đầu về phía trước, không chống tay lên cằm, lên trán,

không vò đầu, xoa mặt, không nói chuyện riêng, trao đổi hoặc ngáp dài, ghé vào tai người khác

để thì thầm việc gì đó, không dùng điện thoại trong suốt thời gian diễn ra cuộc tiếp xúc.

Khi trao đổi nên hướng sự quan tâm của mình vào vấn đề người khác nói bằng những

ngôn ngữ biểu cảm thân thiện. Không cười quá to, quá tự nhiên hay tỏ thái độ lạnh nhạt, thờ ơ.

Đặc biệt không được khó chịu, phản ứng gay gắt, thô lỗ (xúc xiểm, móc máy, đập bàn…) khi có

điều nào đó bản thân không được hài lòng. Những hành vi nêu trên là bất lợi. Nó không những

là điều bất nhã, mất lịch sự, coi thường người phát biểu và người ngồi bên cạnh mình, mà điều

đó còn làm tổn hại trực tiếp đến mối quan hệ thân thiện và kết quả cuộc tiếp xúc giữa hai bên.

– Tiễn khách

Tiễn khách là một khâu không kém phần quan trọng. Nếu xử sự tốt sẽ để lại cho khách

những ấn tượng khó quên và chính những ấn tượng tốt đẹp đó là sợi dây vô hình kết nối cho

mối quan hệ lâu dài sau này.

Khi kết thúc cuộc tiếp xúc, chủ nhà nên đứng dậy tiễn khách. Tuỳ theo mức độ quan hệ

mà cách tiễn khách khác nhau: Có thể tiễn ra cửa, ra xe hoặc uỷ quyền cho người khác tiễn.

Khi chia tay nên nói những câu xã giao thông thường, chúc lên đường may mắn.

Không nên tạo ấn tượng cho khách bằng những lời hứa chưa được tính toán kỹ, chưa có

sự bàn bạc thống nhất, ngoài khả năng nhiệm vụ của mình khi chia tay.

3.2. Tổ chức tiệc chiêu đãi và dự tiệc chiêu đãi

3.2.1. Khá i

tiêc

niêm

Tiệc là một loại hình phục vụ ăn uống đặc biệt, có ý nghĩa rõ ràng, nơi mọi người gặp gỡ thân

mật hoặc là những buổi lễ đặc biệt với nghi lễ trang trọng, được tổ chức và phục vụ với những dạng

khác nhau.

Ví dụ: Tiệc cưới, tiệc sinh nhật, tiệc khai trương, tiệc tất niên…

3.2.2. Các loaị tiêc c thông dung

– Tiệc ngồi

Là hình thức tiệc trang trọng thường được tổ chức vào bữa ăn chính. Tiệc trưa (lunch) từ 12

giờ trở đi, tiệc tối (dinner) từ 18 giờ, tiệc đêm (supper) từ 21 giờ trở đi.

Địa điểm có thể là trong nhà hay ngoài vườn. Cần đặt thực đơn trên bàn tiệc, có thiếp ghi

rõ họ tên từng người theo ngôi thứ đặt trên bàn tiệc (nếu là tiệc ngoại giao).

Trước khi vào phòng tiệc thường có khai vị (rượu ngọt hoặc bia, nước quả) tại phòng

khách.

Theo tập quán nhiều nước, món ăn trong tiệc ngồi thường có: vài món nhắm khai vị, món

súp, món thuỷ sản (cá, tôm, cua), món thịt, món tráng miệng. Đồ uống có rượu mạnh, vang

trắng, vang đỏ, sâm panh ướp lạnh, các loại nước giải khát có bia, nước suối, nước hoa quả. Sau

khi ăn thường tiếp bánh kẹo, hoa quả, trà hoặc cà phê ở phòng bên cạnh.

– Tiệc đứng

Là hình thức tiệc rộng, long trọng, khách có thể lên tới hàng trăm, hàng nghìn người. Có

thể tổ chức ở một hay nhiều phòng hoặc ở ngoài sân vườn. Thời gian từ 18 giờ trở đi.

Đặc điểm của hình thức tiệc đứng là không để thực đơn, không sắp xếp chỗ ngồi. Món ăn

có nhiều, sang trọng, lịch sự, thịnh soạn (nhưng chủ yếu là món nguội), có thể thêm món súp

nóng đưa ra lúc giữa tiệc; có thể có một vài món nóng khác do đầu bếp chế biến ngay trong

phòng tiệc.

Có nhiều loại rượu, mỗi loại đựng trong một ly thích hợp. Tất cả các món ăn, đồ uống,

món tráng miệng đều được đặt lên bàn. Khách tự lấy đồ ăn, đi lại nói chuyện với nhau thoải

mái. Tiệc đứng có thể kéo dài 2 tiếng.

Khi ăn nên đi lại trong phòng để trao đổi, tiếp xúc với mọi người, đây là cơ hội tốt để mở

rộng quan hệ.

Source: https://suanha.org
Category : Ngoại Thất