Tất tần tật về quy trình vận chuyển hàng hóa doanh nghiệp cần biết

Ngày nay, nhu cầu mua bán, trao đổi hàng hóa ngày càng cao. Doanh nghiệp không chỉ xuất, nhập hàng với nhà cung cấp hay đối tác mà còn phải giao hàng liên tục tới khách mua lẻ. Vì vậy, việc hiểu được quy trình vận chuyển hàng hóa phổ biến nhất sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được đơn vị vận chuyển uy tín, đồng thời quản lý quy trình làm việc chặt chẽ hơn. 

Bạn đang đọc: Tất tần tật về quy trình vận chuyển hàng hóa doanh nghiệp cần biết

I. Các bước trong quy trình vận chuyển hàng hóa đường bộ

Vận tải đường đi bộ là hình thức đa phần ở nước ta trong toàn bộ tiến trình. Nó được cho phép doanh nghiệp lưu thông hàng hóa giữa những tỉnh thành, khu vực địa lý gần một cách nhanh gọn. Theo đó, quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường đi bộ gồm có những bước sau :

Bước 1: Đơn vị vận chuyển nhận yêu cầu từ khách hàng

Khách hàng doanh nghiệp điền thông tin theo mẫu đơn ĐK gửi hàng của công ty vận tải đường bộ. Thông thường, người gửi chỉ cần triển khai trải qua email hoặc gọi điện thoại thông minh trực tiếp .

Nếu nhu yếu vận chuyển tiếp tục, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ký kết hợp đồng vĩnh viễn. Công ty vận chuyển sẽ cử đại diện thay mặt đến tận nơi kiểm tra, xác định loại hàng hóa và tư vấn đóng gói tương thích .

Bước 2: Tính toán và báo giá vận chuyển

Công ty vận tải đường bộ xác lập khối lượng, kích cỡ, khoảng cách tới địa chỉ nhận và thời hạn nhu yếu. Từ những tài liệu đó giá cước vận chuyển sẽ được thống nhất giữa hai bên. Cuối cùng, doanh nghiệp cần lập cam kết ngày nhận, giao hàng đơn cử .

Bước 3: Tiến hành vận chuyển hàng đến địa chỉ nhận

Khi doanh nghiệp chấp thuận đồng ý mức ngân sách ở bước 2, công ty vận chuyển sẽ điều xe hàng đến tiếp đón hàng hóa. Trong quy trình giao hàng, doanh nghiệp vẫn hoàn toàn có thể theo dõi tiến trình, điểm dừng chân của lô hàng trên những ứng dụng link với đơn vị chức năng vận tải đường bộ .

Bước 4: Thu phí vận chuyển

Hàng hóa sau khi chuyển đến đúng địa chỉ, người nhận xác nhận và kết thúc quy trình vận chuyển. Căn cứ vào hợp đồng bắt đầu, doanh nghiệp sẽ chi trả mức cước phí thỏa thuận hợp tác cho công ty vận tải đường bộ .

II. Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường thủy

Nếu vận chuyển đường đi bộ không được cho phép doanh nghiệp chuyển đi nhiều hàng hóa cồng kềnh, khối lượng lớn thì vận chuyển đường thủy là giải pháp sửa chữa thay thế tối ưu. Đặc biệt, sơ đồ quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường thủy cũng có nhiều điểm chung với đường đi bộ, không có nhiều bước phức tạp .

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển của khách hàng

Ở bước này doanh nghiệp cũng sẽ phân phối không thiếu thông tin theo nhu yếu của bên vận chuyển. Nhân viên sẽ tư vấn qua email, gọi điện hoặc đến tận nơi thị sát .

Bước 2: Thông báo giá chi phí dịch vụ

Sau bước xác nhận thông tin, đơn vị chức năng vận chuyển sẽ lấy thông tin kích cỡ, khối lượng, thời hạn, khoảng cách khu vực giao nhận và thông báo giá dịch vụ cho doanh nghiệp. Để thời hạn đo lường và thống kê nhanh hơn, doanh nghiệp nên dữ thế chủ động sắp xếp sẵn lượng hàng cần chuyển hoặc có dự trù đúng chuẩn .

Bước 3: Vận chuyển và nhập kho hàng hóa

Tiếp theo, hàng hóa được chuyển đến bến cảng và lên tàu vận chuyển, Dựa trên thỏa thuận hợp tác của hai bên, đơn vị chức năng vận chuyển thường phân phối hàng đến những kho khác nhau .

Với những doanh nghiệp cần đi qua đường thủy quốc tế thì sẽ phải tuân thủ nhiều thủ tục hơn. Doanh nghiệp phải khai hải quan, thông quan hàng hóa, lập bộ chứng từ, xin giấy phép lưu hành, đặt lịch tàu, xuất vận đơn, … Người nhận hàng cũng cần làm những thủ tục tựa như như vậy để nhận hàng về từ cảng .

Bước 4: Thanh toán

Sau khi nhận hàng và kiểm tra kỹ lưỡng, doanh nghiệp sẽ triển khai thanh toán giao dịch hết ngân sách cho bên dịch vụ và ký nhận hàng. Quy trình vận chuyển hàng hóa qua đường thủy sẽ kết thúc ở bước này .

>> Xem thêm: Quy trình là gì? Tầm quan trọng của quy trình trong doanh nghiệp

III. Tổng quan quy trình vận chuyển bằng đường hàng không 

Vận chuyển hàng qua đường hàng không là phương pháp vận chuyển nhanh nhất lúc bấy giờ. Các loại hàng hóa được phép chuyển cũng vô cùng phong phú về kích cỡ, nội dung và vỏ hộp. Tuy nhiên, trước khi được thông quan doanh nghiệp sẽ phải trải qua quy trình kiểm tra khắt khe .

Bước 1: Đặt chỗ

Đầu tiên, đặt chỗ hay còn gọi là việc doanh nghiệp thuê máy bay. Nếu bên doanh nghiệp là bên bán thì sẽ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm cho trách nhiệm này .
Cách đặt chỗ thông dụng nhất là doanh nghiệp liên hệ với những công ty Forwarder – đơn vị chức năng chuyên phân phối dịch vụ giao nhận hàng hóa trong nước và quốc tế. Trên thị trường hiện có rất nhiều chọn công ty Forwarder nên doanh nghiệp nên khám phá kỹ lưỡng, ưu tiên mức độ uy tín và Ngân sách chi tiêu cạnh tranh đối đầu .

Khi nhận được xác nhận nhu yếu đặt chỗ thành công xuất sắc từ Forwarder, doanh nghiệp xuất khẩu phải kiểm tra kỹ thông tin như địa chỉ trường bay hai chiều, thời hạn, số lượng, thể tích hàng hóa … để giao hàng đúng hạn .

Bước 2: Đóng gói hàng hóa

Hàng hóa được đóng gói tại kho và doanh nghiệp ghi ký hiệu cho từng kiện hàng theo nhu yếu của bên nhập khẩu. Công ty Forwarder sẽ đưa hàng ra kho tại trường bay, đồng thời cung ứng cho doanh nghiệp Giấy ghi nhận đã nhận hàng .

Bước 3: Hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu

Về thủ tục xuất khẩu, doanh nghiệp phải sẵn sàng chuẩn bị một bộ chứng từ để giao lại cho hãng hàng không. Công đoạn này hoàn toàn có thể do tổ chức triển khai tự mình thực thi hoặc thuê công ty Forwarder tương hỗ .

Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải bổ trợ 1 số ít nhiệm vụ khác như xin giấy phép xuất khẩu, hun trùng, kiểm dịch lô hàng nếu có nhu yếu .

Bước 4: Phát hành vận đơn hàng không

Đơn hàng sẽ được hãng hàng không phát hành vận đơn hàng không ( AWB ) sau khi hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu. 1 bản AWB được gửi kèm theo lô hàng tới điểm đến. Các chứng từ còn lại sẽ do công ty Forwarder nắm giữ để Giao hàng những trường hợp thiết yếu .

Bước 5: Gửi và nhận các chứng từ liên quan

Hiện không có pháp luật bắt buộc doanh nghiệp xuất khẩu gửi riêng bộ chứng từ. Vậy nên doanh nghiệp trọn vẹn hoàn toàn có thể dùng bộ chứng từ đi cùng bản AWB gốc để gửi cho bên nhập khẩu .

Khi lô hàng đính kèm bộ chứng từ đã được chuyển đi, Forwarder sẽ gửi bản scan của AWB gốc số 3 cùng bản scan của toàn bộ các chứng từ khác qua email cho công ty nhập khẩu.

Xem thêm: Điểm chuẩn Đại học Giao thông vận tải: Năm nào điểm chuẩn “nhảy múa” bất ngờ

Bước 6: Doanh nghiệp nhập khẩu nhận thông báo hàng đến

Hãng vận tải đường bộ sẽ gửi Thông báo hàng đến cho bên nhập khẩu trước ngày máy bay hạ cánh. Công ty nhập khẩu cần kiểm tra thông tin ngày hàng đến, kho hàng hoặc nơi lưu giữ hàng chờ thông quan cùng những loại phí phải nộp … Điều này giúp những bên tương quan dữ thế chủ động hoàn tất thủ tục hải quan nhanh gọn hơn .

Bước 7: Nộp lệ phí và lấy lệnh giao hàng

Vào thời gian đến lấy hàng, Forwarder thu lại House Airway Bill bản gốc số 2. Đồng thời, công ty nhập khẩu nộp những khoản phí còn thiếu như : phí lệnh giao hàng, phí làm hàng, phí lao vụ và nhận Lệnh giao hàng cùng bộ chứng gửi kèm hàng hóa .

Bước 8: Hoàn thành thủ tục hải quan nhập khẩu

Bên nhập khẩu hoàn toàn có thể mở màn mở tờ khai hải quan ngay cả khi hàng chưa đến trường bay trên ứng dụng điện tử để thực thi thông quan ngay khi máy bay hạ cánh .
Đơn vị Forwarder sẽ đảm nhiệm thủ tục ĐK lấy hàng tại kho hàng không, thanh lý tờ khai. Họ cũng sắp xếp phương tiện đi lại lấy hàng khỏi trường bay để giao đến kho của người nhập khẩu .

>> [Hướng dẫn] Cách thiết lập quy trình quản lý kho theo ISO cho doanh nghiệp 

IV. Các khó khăn thường gặp và lợi ích của quy trình vận chuyển hàng hóa chuyên nghiệp 

Nhìn chung, quy trình vận chuyển hàng hóa lúc bấy giờ đã được tối ưu đơn thuần cho người mua. Khách hàng sử dụng dịch vụ không bị yên cầu nhiều thủ tục phức tạp. Doanh nghiệp còn có quyền dữ thế chủ động về thời hạn giao nhận dù chuyển hàng trong nước hay liên tỉnh .

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng phải dự trữ một số ít rủi ro đáng tiếc thường xảy ra trong quy trình vận chuyển. Một đơn hàng cần trải qua nhiều bước luân chuyển nên không tránh khỏi sự cố nhầm lẫn, mấy hàng hoặc rơi vỡ hỏng hàng hóa bên trong .
Ngoài ra, việc giao hàng chậm tiến trình cũng phát sinh liên tục do nguyên do thời tiết hoặc thủ tục thông quan lê dài. Điều này nhu yếu doanh nghiệp phải có phương pháp theo dõi quy trình vận chuyển sát sao hơn. Việc update thông tin liên tục sẽ được cho phép doanh nghiệp đưa ra giải pháp xử lý kịp thời .

V. Cách hạn chế rủi ro vận chuyển cho doanh nghiệp 

Dưới đây là 1 số ít chiêu thức quản trị quy trình vận chuyển tối ưu mà những doanh nghiệp cần biết :

1. Đảm bảo khai báo thông tin chính xác

Ưu tiên số 1 của doanh nghiệp là bảo vệ khai báo đúng chuẩn thông tin người nhận cho đơn vị chức năng vận chuyển. Đây là thao tác cơ bản nhưng vẫn có rất nhiều trường hợp bên vận giao hàng sai địa chỉ, sai thông tin người nhận .

Lỗi sai này không riêng gì khiến đơn hàng bị hoàn lại mà còn khiến người gửi, người nhận và đơn vị chức năng vận chuyển đều bị tác động ảnh hưởng. Do đó, để hạn chế sai sót không đáng có, khi gửi hàng doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ lưỡng thông tin bên nhận hàng trước khi giao cho công ty vận chuyển .

2. Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín

Một trong những phương pháp quan trọng nhất giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro đáng tiếc là luôn tìm đến những đơn vị chức năng vận chuyển uy tín. Việc chọn được bên giao nhận uy tín được cho phép doanh nghiệp cam kết hàng hóa được giao đúng hạn, chất lượng nguyên vẹn đến tay người nhận .

3. Ứng dụng công nghệ vào quản lý quy trình vận chuyển 

Hiện nay, hầu hết những công ty vận chuyển đều có ứng dụng quản trị giao hàng của riêng mình. Tuy nhiên, làm thế nào để người mua cùng theo dõi được quy trình này là do dự của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng là những đơn vị chức năng tiếp tục chuyển hàng hóa số lượng lớn .
Để làm được điều này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn tiến hành ứng dụng quản trị quy trình nội bộ có năng lực liên thông với bên thứ 3. Nhờ tính năng thiết lập, giám sát và update tự động hóa, những luồng nhiệm vụ giao, nhận hàng của doanh nghiệp sẽ diễn ra liên thông, liền lạc. Đồng thời, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tích hợp đến mạng lưới hệ thống theo dõi hành trình dài giao hàng của công ty vận chuyển để dữ thế chủ động chớp lấy tình hình đơn hàng nhanh gọn .

Phần mềm MISA AMIS Quy trình là giải pháp quản trị quy trình toàn diện cho doanh nghiệp. Khi ứng dụng MISA AMIS Quy trình, doanh nghiệp dễ dàng kết nối các nghiệp vụ trọng tâm và liên kết với bên thứ 3 như đơn vị vận chuyển, ngân hàng, bảo hiểm… để kịp thời phát hiện các điểm tắc nghẽn, cải tiến kịp thời. Từ đó, doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% thời gian, chi phí lãng phí trong quá trình vận chuyển. 

VI. Kết luận 

Có thể thấy, dù doanh nghiệp đang sử dụng quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường đi bộ, đường thủy hay đường hàng không thì đều phải quản trị đúng chuẩn từng bước, hạn chế rủi ro đáng tiếc và tổn thất. Hy vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp đã có thêm nhiều thông tin để tiến hàng vận chuyển hàng hóa thuận tiện cũng như có thêm công cụ quản trị quy trình vận chuyển hiệu suất cao. Chúc doanh nghiệp thành công xuất sắc !

 1,410 

Đánh giá bài viết

[Tổng số:

1

Xem thêm: Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải (Việt Nam) – Wikipedia tiếng Việt

Trung bình: 5]

Source: https://suanha.org
Category : Vận Chuyển