Hướng dẫn sử dụng máy fax

Lượt xem: 1225 lượt

Bạn đang đọc: Hướng dẫn sử dụng máy fax

5/5 – ( 1 bầu chọn )

5/5 – ( 1 bầu chọn )
Máy fax từ lâu đã là thiết bị rất quen thuộc so với những văn phòng, doanh nghiệp. Nó được sử dụng thoáng rộng vì tính tiện ích, giúp trao đổi thông tin giữa người với người trong khoảng chừng thời hạn ngắn nhất. Thị trường lúc bấy giờ có rất nhiều dòng máy fax tân tiến, phong phú về mẫu mã, tính năng .

1. Các bước sử dụng máy fax đơn thuần

Cách sử dụng máy fax rất đơn thuần, giống như thao tác khi bạn sử dụng máy photo hoặc máy in. ATALINK sẽ hướng dẫn bạn những bước sử dụng máy fax đúng cách và đơn thuần :
Bước 1 : Thiết lập chính sách nhận fax
Thực hiện nhấn 3 phím “ # ”, “ 7 ”, “ 3 ”. Sau khi nhấn xong màn hình hiển thị sẽ hiển thị dòng chữ “ Manual Answer ” và những tính năng khác để lựa chọn .
Chức năng “ Tel ” : chính sách nghe gọi thông thường, khi có chuông điện thoại thông minh reo chỉ cần nhấc điện thoại thông minh lên và nghe. Đối với fax, cần nhấn “ Start ”, đặt ống nghe xuống và thiết bị sẽ thực thi tự động hóa nhận fax và gửi đến cho bạn .
Chức năng “ Tel / Fax ” : khi nhận tín hiệu fax máy sẽ tự động hóa gửi đến người nhận. Thông qua tiếng chuông báo và nếu như có tín hiệu điện thoại cảm ứng máy sẽ triển khai đổ chuông .

Chức năng “Fax only mode”: để cài đặt cần tiến hành nhấn phím “Auto Answer”, nếu đèn báo “Auto Answer” máy đang chế độ “Fax only mode”, ngược lại đèn không sáng có nghĩa là thiết bị đang chế độ “Tel / Fax” hoặc “Tel”.

Xem thêm: Ứng dụng DienmayXANH: Ứng dụng mua hàng online của https://suanha.org | Link tải free, cách sử dụng

Chức năng “ TAM / Fax ” : để setup nhấn phím “ Menu ” -> nhấn tổng hợp 3 phím gồm có “ # ”, “ 7 ”, “ 8 ” -> chuyển về chính sách “ TAM / Fax ” ( sau một hồi chuông mà người nhận không nhận được tín hiệu tín hiệu máy fax, máy sẽ chuyển sang chính sách ghi âm lời nhắn từ người gửi ) .
Bước 2 : Thiết lập số hồi chuông để nhận fax
Tiến hành nhấn tổng hợp phím “ # ”, “ 7 ”, “ 8 ” -> màn hình hiển thị chuyển sang chính sách “ Tel / Fax Ring ”, chính sách này hoàn toàn có thể lựa chọn bản nhạc chuông mà bạn muốn setup, giúp bạn nhận diện fax đang gửi đến -> thiết lập xong nhấn phím “ Set ” để lưu những lựa chọn .
Bước 3 : Thiết lập công dụng thống kê cho máy fax
Để setup công dụng thống kê cần thực thi những thao tác như sau : nhấn tổng hợp phím “ # ”, “ 2 ”, “ 2 ” -> nhấn phím “ Navigator ” triển khai lựa chọn chính sách tương thích .
Chọn chính sách “ ON ” thiết bị sẽ triển khai báo cáo giải trình thống kê 35 bản in fax
Chọn chính sách “ OFF ” thiết bị sẽ không triển khai báo cáo giải trình sau 35 bản in fax
Sau khi chọn xong chính sách cần thiết lập -> nhấn phím “ Set ” để xem và chọn lại những thao tác đã được thực thi thiết lập
Bước 4 : Cài đặt chính sách sau mỗi bản fax để in báo cáo giải trình
Tiến hành nhấn tổng hợp phím “ # ”, “ 0 ”, “ 4 ” -> màn hình hiển thị Open dòng chữ “ Sending report ” -> nhấn phím “ Set ” lựa chọn chính sách “ Mode = Off ”. Chế độ này được thiết lập thì sau mỗi bản fax chuyển đến máy sẽ không triển khai in ra báo cáo giải trình quy trình thực thi bản fax .
Nếu muốn in báo cáo giải trình về quy trình nhận bản fax, thực thi những thao tác sau : nhấn phím “ Navigator ” chiều mũi tên tăng giảm ( +, – ) để lựa chọn chính sách “ Mode = On ” .
Trong trường hợp không gửi được fax thành công xuất sắc hoặc xảy ra yếu tố trong quy trình gửi fax, thiết bị sẽ có chính sách gửi báo cáo giải trình phản hồi về trường hợp này, cần lựa chọn chính sách “ Mode = Error ” .
Cài đặt chính sách xong, phải triển khai nhấn phím “ Set ” để lưu lại những thao tác vừa triển khai
Bước 5 : Thao tác thực thi gửi bản fax
Các thao tác để thực thi gửi bản fax : úp tài liệu cần gửi vào vị trí đặt tài liệu -> nhấn tổng hợp phím “ SP-PHONE ” -> quay số fax theo số thông tin người nhận -> chờ máy fax hoạt động giải trí, sau khi máy fax chuẩn bị sẵn sàng truyền thông tin đi sẽ báo hiệu tiếng “ rít ” -> nhấn phím “ Start ” gửi fax đi .
Bước 6 : In list số fax gọi đến

Máy fax có chức năng hiển thị số fax gọi đến và sẽ được lưu vào danh sách có thể lên đến 30 số fax.
Chức năng này được cài đặt như sau: nhấn phím “Menu” màn hình hiện chế độ “System Setup” -> nhấn tổ hợp phím “#”, “2”, “6” màn hình sẽ hiển thị chế độ “Auto Call List” -> nhấn phím “Navigator” chọn chế độ “On” -> nhấn phím “Set” để lưu lại các thao tác vừa thực hiện.

2. Cách gửi bản fax bằng máy tính

Sau đây là những bước giúp bạn thao tác thuận tiện hơn khi gửi bản fax bằng máy tính, triển khai như sau :
Bước 1 : Khi gửi fax nhấn đúp vào hình tượng “ Fax ” trên màn hình hiển thị máy tính -> mở cửa sổ chương trình fax -> nhấn chọn “ New Fax ” hoặc chọn “ File ” -> liên tục nhấn chọn “ Send a fax ” .
Bước 2 : Màn hình Open hành lang cửa số để hướng dẫn gửi fax -> nhấn chọn “ Next ” .
Bước 3 : Nhập thông tin, tên nơi muốn gửi fax và nhấn chọn “ To ” -> nhập số fax nơi gửi đến người nhận, vào mục “ Fax number ”. Nếu fax đã lưu địa chỉ người gửi, chỉ cần nhấn phím “ Address Book ” .
Trong trường hợp muốn gửi đến nhiều địa chỉ khác nhau, nhấn phím “ Add ” liên tục nhập tên, số fax của người nhận -> chọn “ Next ” .
Bước 4 : Vào mục “ Schedule ” sẽ có những sự lựa chọn như : nhấn chọn “ Now ” nếu muốn gửi bản fax ngay. Hoặc nhấn chọn “ Specific time in the next 24 hours ” để ấn định thời hạn gửi đến người nhận. Hoặc nhấn chọn “ High ” sẽ có sự ưu tiên gửi bản fax trước hoặc sau .
Bước 5 : Khi bản fax đã chuẩn bị sẵn sàng xong, nhấn phím “ Finish ” để gửi đi. Trước khi gửi nên xem lại để chỉnh sửa và kiểm tra nội dung, thao tác đã đúng chưa sau đó nhấn phím “ Preview Fax ”. Chương trình được giải quyết và xử lý và gửi đến cho người nhận theo đúng chính sách trong mục “ Schedule ” đã thiết lập .

3. Cách gửi bản fax qua internet bằng gmail

Tùy vào tính tiện nghi nhiều doanh nghiệp sẽ chọn cách gửi fax qua internet bằng gmail, những bước đơn cử như sau :
Bước 1 : Cần phải có thông tin tài khoản fax trực tuyến. Nếu chưa có thì phải triển khai ĐK địa chỉ email với dịch vụ fax trực tuyến .
Bước 2 : Mở hộp thư của gmail trong trường hợp đã ĐK email, để chuẩn bị sẵn sàng đăng nhập. Lưu ý, sẽ không gửi được fax từ ứng dụng gmail trên điện thoại cảm ứng .
Bước 3 : Nhấn phím màu xám “ COMPOSE ” ở bên trái phía trên hộp thư email, để soạn thông tin người gửi .

Bước 4: Nhập số fax của người nhận và mở rộng dịch vụ. Gõ số fax của người cần nhận bản fax -> nhấn nút “To”.

Xem thêm: Điều khoản sử dụng https://suanha.org

Bước 5 : Nhấn phần lan rộng ra dịch vụ, để viết thư xin việc hãy nhập từ khóa “ cover letter ” hay thư xin việc click chọn mục “ Subject ”. Nếu không nộp đơn xin việc thì sẽ để trống .
Bước 6 : Tải file tài liệu gốc vào mail. Ghi thêm nội dung email trong hành lang cửa số ( nếu thiết yếu ) nếu như gửi fax bằng văn bản .

Bước 7 : Nhấn chọn phím “ Send ”, hình tượng màu xanh dương bên trái hành lang cửa số, ở phía dưới .

Source: https://suanha.org
Category : Điện Máy